Almacenamiento de documentos en el archivo
En los archivos de las organizaciones, los documentos se guardan durante un cierto período de tiempo, después del cual deben ser transferidos al almacenamiento estatal en los archivos estatales y municipales. La Ley Federal define los plazos para el almacenamiento de los documentos incluidos en el orden establecido en el Fondo de Archivo de la Federación Rusa:
- documentos sobre el personal, registros de actos notariales, libros económicos y sobre la privatización de documentos de vivienda - 75 años;
- documentación del proyecto para la construcción de capital - 20 años;
- documentación tecnológica y de diseño - 20 años;
- patentes de invención, modelo de utilidad, diseño industrial - 20 años:
- documentación científica - 15 años;
- documentos de cine y fotografía - 5 años;
- video y foto documentos - 3 años.
En caso de liquidación de una organización, los documentos de una vida útil permanente y un personal se transfieren al archivo estatal (municipal). Para las organizaciones no gubernamentales, algunos de cuyos documentos se atribuyen a la composición del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia, para tal transferencia es necesario concluir un acuerdo con el establecimiento del sistema del Servicio Federal de Archivos de Rusia. Si la organización no ha concluido un contrato con el archivo de manera oportuna, entonces en este caso el archivo estatal (municipal) está obligado a aceptar únicamente documentos sobre el personal de los empleados de la organización. El lugar de almacenamiento de los documentos restantes será determinado por el presidente de la comisión de liquidación o el comisionado de bancarrota.
Preparación de documentos para transferir al archivo
En cada organización dentro de un año se forma una cierta cantidad de casos. Algunos de ellos después del período de almacenamiento establecido deben enviarse al archivo. Estos son casos con documentos completos de un almacenamiento y personal permanente (más de 10 años). Los casos se llevan al archivo un año después de que se completen en el trabajo de oficina. La preparación de los documentos para la transferencia al archivo se lleva a cabo por los empleados del servicio Dow y los secretarios de las subdivisiones estructurales. Los casos se archivan después de que estén completamente decorados.
La ejecución de casos consta de las siguientes operaciones:
- verificar la exactitud de la agrupación de documentos en casos;
- costura;
- numeración de hojas;
- redactando un verificador (la hoja de testigos);
- redactar, en casos necesarios, un inventario interno de los documentos del caso;
- haciendo correcciones a los detalles de la cubierta del caso (aclarando el nombre de la organización, el índice de registro, las últimas fechas del caso, el título del caso);
- elaboración y ejecución del registro del caso.
Los casos del período de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) están sujetos a registro parcial, con lo siguiente permitido:
- No organices los documentos en el caso;
- no numere las hojas de la caja;
- no hagas verificaciones de inscripciones;
- no coser (no coser).
La verificación de la corrección de la agrupación de documentos en los casos se lleva a cabo con el fin de verificar una vez más la correspondencia de los documentos en el encabezado con la nomenclatura, la ubicación de los documentos dentro del caso de acuerdo con ciertos principios: sobre las cuestiones consideradas; en cronología; geográficamente; por el alfabeto de corresponsales, etc.
Fig. 6.2. Forma de hoja testigo de casos
En el registro completo es necesario coser o torcer el negocio. Anteriormente, todos los objetos metálicos se sacaban de la caja: clips, alfileres, etc. Los documentos se eliminan de la carpeta. Después del último documento, se inserta una hoja para el registro en el caso "al comienzo del caso, si es necesario, se inserta una hoja o hojas para el inventario interno (si lo hay, formularios impresos del inventario interno). El estuche no debe exceder las 250 hojas. Si se pospusieron más documentos durante el año, entonces deberían dividirse en varios volúmenes.
Todos los documentos están archivados o entrelazados en una tapa dura. Dado que los documentos se posponen en diferentes formatos, deben coserse en 4 pinchazos. Esto garantizará un enlace seguro de todos los documentos.
Fig. 6.3. Forma del inventario interno de los documentos del caso
En los casos de largos períodos de almacenamiento, puede pasar rápidamente por la carcasa, incluida la parte superior e inferior de la cubierta. Los casos de almacenamiento permanente se archivan comenzando con la hoja que sigue a la portada. La parte superior de la cubierta no está cosida. La primera hoja se superpone con un relleno de cartón delgado de 1 cm de ancho y la caja se cose a través de ella. Dado que se supone que debe mantenerse para siempre, este archivo protege el hilo de la abrasión y le da un aspecto más estético a la caja.
Al archivar, es necesario asegurarse de que se pueda leer todo el texto de los documentos. Los documentos con una vida útil de menos de 10 años no se pueden archivar, pero permanecen en la carpeta.
Todas las hojas en los casos de almacenamiento permanente y temporal para garantizar la seguridad de los documentos y la facilidad de uso están numeradas. Numere las hojas con un lápiz o numerador de grafito negro en la esquina superior derecha solo en el anverso de la hoja, sin tocar el texto del documento. El uso de tinta y lápices de colores está prohibido. Una hoja de un formato más grande que A4 se cose en un borde, se despliega y se numera como una hoja. Una hoja doblada y doblada se numera como dos hojas. Materiales ilustrados, las fotos están numeradas en el reverso en la esquina superior izquierda. Los sobres envueltos con inscripciones o archivos adjuntos están numerados de forma independiente. El sobre está numerado por el siguiente número después del sobre. Al crear varios volúmenes de un caso, cada uno de ellos se numera de forma independiente.
Fig. 6.4. La forma de la tapa de los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años)
Los resultados de la numeración se fijan en el registro confidencial de la última hoja del caso, cosido especialmente para él. Se indica en cifras y en palabras mediante el número de hojas de documentos numeradas y separadamente mediante el signo "+" la cantidad de hojas del inventario interno, la letra y los números perdidos.
El registro de verificación está firmado por la persona que lo compuso, indicando la posición, la firma personal, el nombre y la fecha de compilación. Está prohibido componer un testigo en la tapa de la caja o en el reverso de la última hoja.
La forma de la hoja de testigos está establecida por las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones.
En el caso donde el caso contiene documentos particularmente valiosos, en asuntos personales, casos de otorgar títulos académicos y conferir
rangos académicos, la emisión de certificados de derechos de autor y patentes, casos judiciales y de investigación, y una serie de otros casos, los registros internos en los documentos del caso se elaboran.
La norma estatal Р 51141-98 estipula tal definición del inventario interno: "El inventario interno de los documentos del caso es un documento contable que contiene la lista de documentos del caso con la indicación de los números de serie de los documentos, sus índices, nombres, fechas y números de hoja" 1 .
El inventario interno se archiva delante de los documentos del caso y contiene información sobre cada uno de ellos. El registro final del inventario interno debe indicar el número de documentos incluidos en él y el número de hojas del inventario en sí.
Al utilizar sistemas de registro automático de documentos, se puede crear e imprimir automáticamente un inventario interno en función de la información ingresada en las tarjetas de registro de los documentos colocados en el archivo. Después de que los documentos han sido archivados, numerados, una inscripción textual y un inventario interno de los documentos del caso han sido elaborados, se está llevando a cabo una cobertura adicional para los casos.
La cobertura de casos se realiza en el proceso de establecer negocios en el mantenimiento de registros y se realiza de acuerdo con los requisitos de la norma estatal GOST 17914-72. "Casos de almacenamiento a largo plazo. Tipos, tamaños, requisitos técnicos ". En el momento del establecimiento del caso, de acuerdo con la nomenclatura de casos, ya se había colocado una cantidad de información en la portada:
- el nombre de la institución (organización) y su subordinación;
- el nombre de la unidad estructural;
- registro comercial del caso;
- el título del caso;
- vida útil de la caja.
Al preparar el caso para depositar en el archivo, estos requisitos se especifican y completan. Por ejemplo, en la tapa puesta:
- Número de volumen si la caja tiene más de un volumen;
- las últimas fechas del caso;
- número de hojas en el archivo;
- número del fondo, inventario y casos en el inventario.
El último requisito se pone en el archivo.
Fig. 6.5. Forma de inventario de los casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años)
Es muy importante cumplir con ciertos requisitos al diseñar la cubierta. Entonces, el nombre de la organización está escrito en el caso nominativo. Si el nombre cambió en el transcurso de un año, ambos nombres aparecen en la portada, con el nombre anterior entre corchetes y el nuevo nombre escrito debajo.
El título del caso se transfiere a la portada a comienzos de año a partir de la nomenclatura de casos . Pero después de analizar el contenido de los documentos, puede ser necesario hacer algunas correcciones al título. Si surge esa necesidad, se debe agregar la nomenclatura de los casos y la portada para hacer el título y el índice de acuerdo con este suplemento. Primero, el título del caso (caso, correspondencia, documentos, etc.) o el tipo de documentos (protocolos, órdenes, informes, actos) deben indicarse en el título. Luego se indica el autor o corresponsal (si se trata de correspondencia) y luego la pregunta que refleja el contenido de los documentos. Es posible formar en un caso documentos de varios autores o corresponsales, si se relacionan con el mismo problema. La autenticidad de los documentos en los títulos no está indicada, pero se especifica la disponibilidad de las copias. En la portada del caso, las fechas de los documentos más antiguos y los más recientes y el período de almacenamiento del caso deben indicarse sin falta. En los casos con documentos de almacenamiento permanente, se indica "mantener permanentemente", en otros - una vida útil específica de acuerdo con la lista.
Al especificar el número de hojas, las hojas del inventario interno y el registro de verificación no se tienen en cuenta.
Para todos los casos de almacenamiento permanente y de largo plazo, se compila un inventario. Inventario es un libro de referencia de archivo que contiene una lista sistematizada de unidades de almacenamiento, así como también para su contabilidad y consolidación de la sistematización. El inventario sirve como la principal referencia de contabilidad en la gestión de registros y archivos. Los inventarios se realizan por separado para el almacenamiento permanente, los casos de almacenamiento temporal (más de 10 años), casos de personal. En algunos casos, dependiendo de los detalles de la organización, se pueden elaborar inventarios para ciertas categorías de casos (casos judiciales e investigativos, informes científicos sobre temas, etc.).
Los casos se encuentran en el inventario en términos de importancia. Por ejemplo, la coherencia puede ser la siguiente: estatutos de la compañía, actas de las juntas generales de accionistas, actas de reuniones de la junta directiva, órdenes del director para la actividad principal, planes anuales, etc. Los registros de inventario se compilan en cada unidad estructural por empleados de oficina.
Fig. 6.6. Forma de la sección anual de la lista consolidada de casos de almacenamiento permanente
El inventario consiste en secciones anuales. Las secciones anuales se elaboran de acuerdo con la forma establecida. La información para cada caso incluido en el inventario se llama un artículo descriptivo. Incluye:
- número ordinal del caso (volumen) según el inventario;
- índice del negocio (volumen);
- el título del negocio (volumen);
- la fecha del negocio (volumen);
- número de hojas en el archivo (volumen);
- vida útil (para los casos almacenados por más de 10 años);
- nota.
Cada caso en el inventario tiene un número de serie independiente.
Si la caja consta de varios volúmenes, cada volumen tiene su propio número. Organiza casos en el inventario por orden del archivo de la organización. También asigna los números de inventario de la unidad estructural.
Al archivar casos por varios años, necesitan ser sistematizados. El orden usual de sistematización de asuntos en la organización es cronológico-estructural. Esto significa que, en primer lugar, los casos están sistematizados por años. En segundo lugar, las empresas sistematizan los nombres de las unidades estructurales en las que se almacenan. Todos los casos de un período de almacenamiento permanente durante un año se clasifican de acuerdo con el grado de importancia. Esto generalmente corresponde al orden de la ubicación de las unidades estructurales y los títulos de los casos en la nomenclatura de los casos.
Fig. 6.7. La forma del registro final y la firma de la firma
Por lo tanto, resulta una lista armoniosa de todos los casos de un período de almacenamiento durante un año. Para facilitar la búsqueda, los nombres de la unidad estructural pueden indicarse en el inventario antes del primer caso de la unidad estructural pertinente.
En las organizaciones donde el número de casos que se forman en un año es pequeño, no es conveniente compilar un nuevo inventario cada año. Es posible preparar un inventario, incluidos los casos durante varios años.
Fig. 6.8. La forma de la sección anual de la lista consolidada de casos de personal
Fig. 6.9. Forma de inventario de documentos electrónicos de vida útil permanente
En tales organizaciones, la sección anual del inventario se compila anualmente con una numeración continua de casos. Cada una de las secciones anuales del inventario comienza con la indicación del año correspondiente, y luego los casos se organizan de acuerdo con la estructura adoptada.
Cada inventario tiene su propio número. Por lo general, el inventario para almacenamiento permanente tiene 1, para los casos con una vida útil de más de 10 años - N y 2, para los casos en el personal - N º 3, con la adición del índice de la letra "l / s".
El registro final finaliza con el registro final. Indica el número de casos incluidos en el inventario, los números de la primera y la última edición del caso, los detalles de la numeración (letra y números perdidos) se especifican en cifras y en palabras. La lista debe estar firmada por el autor, indicando su posición y descifrando el apellido. La fecha de elaboración del inventario se entrega.
Además de los inventarios para el almacenamiento permanente, los casos de períodos de retención temporales (más de 10 años), los servicios de personal de las organizaciones deberían realizar anualmente inventarios de casos en el personal. Los documentos sobre el personal tienen un significado social especial: son la base para confirmar la duración del servicio, el puesto ocupado, la duración del trabajo en la organización y otros hechos de la relación laboral. Para evitar la pérdida de estos documentos, la mayoría de los documentos del personal de los trabajadores despedidos se envían al archivo y se almacenan durante 75 años.
En relación con el desarrollo de la tecnología informática, al aumentar el volumen de documentos en medios electrónicos, las organizaciones necesitan almacenar documentación audiovisual y electrónica. En el archivo de la organización, dependiendo de la composición y el volumen de ED, se compilan inventarios de documentos electrónicos de una vida útil permanente. Los documentos electrónicos se incluyen en inventarios independientes.
La cantidad de copias del inventario está determinada por el período de almacenamiento de los casos. El inventario para el almacenamiento permanente se realiza en cuatro copias. Una copia permanece en la unidad estructural pertinente, la segunda copia del inventario se transfiere al servicio DOW y la tercera copia al archivo de la organización. La cuarta copia se envía al archivo estatal o municipal correspondiente.
Las organizaciones que no entregan los documentos a los archivos estatales crean un inventario para el almacenamiento permanente, para los casos con una vida útil de 10 años o más y para el personal por triplicado.
En los casos de un período de almacenamiento temporal, los inventarios no se compilan "son reemplazados por una nomenclatura de casos, donde se coloca una nota sobre el período de almacenamiento frente a cada título.
Durante la preparación de casos por la unidad estructural, el oficial de archivo de la organización es verificado previamente para verificar su correcta formación, ejecución y cumplimiento del número de casos incluidos en el inventario de casos (unidad estructural), el número de casos instituidos de acuerdo con la nomenclatura de los asuntos de la organización. Todos identificados en la verificación de deficiencias en la formación y ejecución de casos que los empleados de la unidad estructural deben eliminar. Si no hay casos, se elabora un certificado correspondiente.
La recepción de cada caso es realizada por la persona responsable del archivo de la organización, en presencia del empleado de la unidad estructural. Al mismo tiempo, en ambas copias del inventario de los asuntos de la unidad estructural, se hace una nota sobre la ocurrencia del caso contra cada caso incluido en el mismo. Al final de cada copia, los inventarios se indican en cifras y en palabras según el número de casos realmente llevados al archivo, el número de casos ausentes, la fecha de aceptación y transferencia de casos, así como la firma del responsable del archivo y la persona que transfirió los casos. Al recibir casos especialmente valiosos, se verifica el número de hojas en los casos.
Los empleados atados en paquetes son entregados al archivo de la organización por los empleados de las unidades estructurales. Junto con los casos, los archivos de registro para los documentos se transfieren al archivo. El nombre de cada archivo de tarjeta está incluido en el inventario.