Cultura de la carta comercial
Un documento comercial es el principal medio para llevar a cabo actividades administrativas, arreglar y transferir información. Con la ayuda del documento, las actividades comerciales se coordinan y la información también se acumula. En una organización grande, generalmente se elaboran instrucciones que indican quién escribe oficialmente los documentos, quién informa a quién y en qué casos, quién transmite información a otros, etc. Una de las formas más importantes de formalizar la transferencia de información son los formularios estándar (formularios). La ventaja del formulario es que la persona que lo completa no necesita pensar cuándo, cómo y qué información se debe informar en este caso; esto ahorra mucho tiempo.
La proporción de correspondencia en la vida comercial es muy alta.
La carta comercial correctamente escrita cumple con los siguientes requisitos:
- confiabilidad y objetividad de la presentación;
- integridad de la información;
- brevedad de la presentación (carta comercial no debe tomar más de una página);
- falta de razonamiento y narrativa;
- neutralidad del tono de la exposición, pero al mismo tiempo buena voluntad, falta de grosería e ironía, pretenciosidad, falsa cortesía;
- uso de medios de evaluación lógica, más que emocionalmente expresiva, de la situación y los hechos.
Hay varios tipos de cartas comerciales. Por lo tanto, las cartas que contienen una advertencia, un recordatorio, una invitación, una confirmación, un rechazo, cartas que acompañan, garantía, información, cartas con aviso y orden no requieren una respuesta escrita inevitable. La respuesta debe escribir necesariamente en la carta con la solicitud, apelación, oferta, solicitud, demanda.
Ética de una carta comercial
La falta de respeto del autor de una carta comercial, incluso si está velada, siempre es sentida por el destinatario, que forma una actitud negativa persistente hacia la carta y su autor, a pesar de los métodos aparentemente perfectos para convencer al mensaje.
Los expertos en el campo de la comunicación empresarial recomiendan siempre prestar atención al tono del documento que se está creando.
Especialmente cuidadosamente debe acercarse a la letra, que contiene una negativa. No puede comenzar esa carta con una declaración de falla. Primero, debes dar explicaciones convincentes. Use estas fórmulas: "Su solicitud no puede ser satisfecha por las siguientes razones ..."; "Desafortunadamente, no es posible satisfacer su pedido ..."; "Lo sentimos mucho, pero no podemos satisfacer su pedido ...", etc. El lugar de esta fórmula está en el último párrafo de la carta. Al hacerlo, debemos recordar la regla: "Al formular un rechazo, tenga cuidado de perder a un amigo o cliente".
Vamos a dar un plan aproximado para una carta de respuesta, que rechaza la solicitud o rechaza la propuesta:
- repetición de la solicitud: el destinatario debe asegurarse de que su carta haya sido cuidadosamente leída y haya entendido con exactitud la esencia de su solicitud;
- las razones por las que no se puede satisfacer la solicitud o por qué la propuesta no puede ser aceptada, es la preparación racional y psicológica del destinatario para un rechazo posterior;
- una declaración de rechazo o rechazo de una propuesta, una fórmula de rechazo.
Lenguaje de carta comercial
Académico D.S. Likhachev, un brillante conocedor del idioma ruso, escribió en un memorando para sus colegas jóvenes, Sobre un buen lenguaje del trabajo científico: "El lector no advierte un buen lenguaje. El lector debe notar solo el pensamiento, pero no el lenguaje, qué pensamiento se expresa ".
La posesión fuerte del discurso escrito es posible si hay una habilidad a largo plazo. Al principio, es aconsejable utilizar consejos prácticos de especialistas:
- debería elegir palabras simples, pero no empobrecer el lenguaje;
- más para usar verbos que adjetivos: entonces el texto resultará dinámico y al mismo tiempo inexperto;
- No empieces desde lejos, no te desvíes del tema, no describas muchos detalles;
- evite declaraciones largas: no son convincentes, por lo que debe ser breve, use un mínimo de cláusulas subordinadas;
- La transición de una frase a otra debe ser lógica y natural, "sin complicaciones";
- para verificar cada frase escrita de oído;
- use un mínimo de pronombres que los haga pensar a qué se refieren, qué palabra "reemplazaron" (escriba específicamente, no "sobre eso", "eso", "ella / él / ellos", etc.).
Una carta comercial debe ser alfabetizada y estilísticamente reconciliada.
Registro de una carta comercial
La carta oficial siempre está escrita con el membrete de la organización.
En la esquina superior izquierda de la carta saliente (es decir, enviada desde la organización), se indica un número saliente, que se registra en el registro de registros de la organización. La fecha de redacción de la carta está necesariamente indicada. El nombre de la organización (en el caso nominativo), la publicación del destinatario y su apellido se muestran en la esquina superior derecha. En la esquina inferior izquierda están la posición, el nombre y la firma del gerente, y 2 cm debajo - el apellido del ejecutor de la carta (sin iniciales) y su número de teléfono.
Esencial y visualmente, el contenido de la carta consiste en el pecado de los bloques: o la fórmula de la letra: cuál es la esencia de la solicitud; sobre la justificación de la solicitud; o información de apoyo.
En la carta de respuesta, debe hacer una referencia educada a su última carta. Si esta carta abre correspondencia con un socio extranjero, debe presentar la organización, caracterizar su propósito y objetivos en el campo de la actividad internacional. Esta parte de la carta es extremadamente breve, porque la información básica sobre la organización debe darse al folleto adjunto a la carta (cuya referencia es obligatoria en la carta). Dicha carta debe completarse con agradecimiento por la cooperación y / o una expresión de esperanza en el futuro. Fórmula probada: "Atentamente, (su nombre)".
El buen lenguaje escrito requiere muchas palabras y la capacidad de combinarlas, lo que requiere una lectura sistemática y cuidadosa de la literatura artística y científica. Sin un suministro completo de conocimiento humanitario, un líder de pleno derecho no tendrá lugar. Tal conclusión es hecha por el destacado especialista en gestión Lee Iacocca: "Años después, cuando mis hijos me preguntaron qué aprender, mi consejo constante fue que necesitaban obtener una buena educación en humanidades ... Lo principal es establecer una sólida base de conocimiento en esfera literaria, es bueno dominar el discurso oral y escrito ".