Características del lenguaje, estilo y edición de documentos
El estilo empresarial es un arsenal de medios léxicos, verbales y gramaticales que ayudan al orador y al escritor a enfatizar la naturaleza oficial de la comunicación.
La elección de una palabra y su forma, la construcción de una oración son todas recepciones mediante las cuales el autor del texto no solo transmite información, sino que también señala al destinatario sobre su importancia, cómo reaccionar ante el mensaje recibido.
Al compilar documentos [oficiales], la elección correcta de palabras que transmiten con precisión el significado de la información juega un papel importante. Es necesario recordar varias reglas básicas de vocabulario.
Es muy importante utilizar los términos correctamente (desde el término latino - el límite, el límite) - palabras o frases que llaman a un concepto especial de cualquier área de la actividad humana.
Si duda que el significado de los términos que usa sea entendible para el destinatario, el texto debe recibir su interpretación. Al descifrar, use el diccionario (explicativo, terminológico, palabras extranjeras u otros). De lo contrario, su interpretación puede ser inexacta. Por ejemplo, "Las circunstancias de fuerza mayor (es decir, desastres naturales) están estipuladas en el contrato".
La decodificación del término debe ser precisa, clara y completa.
Una de las enfermedades más comunes del estilo oficial es pleonasmo (pieonasmo griego - exceso). Consiste en el hecho de que en la frase son palabras superfluas e innecesarias desde el punto de vista del significado. Por ejemplo:
- matiz sutil (el sustantivo "matiz" se forma a partir del matiz francés - un matiz, una diferencia sutil);
- acelerar a un ritmo acelerado (el verbo "forzar" se forma a partir del forzador, para acelerar el ritmo de la actividad);
- en diciembre (diciembre no puede ser más que un mes);
- 375 mil rublos de dinero (en rublos solo se calcula el dinero);
- lista de precios de precios (en la palabra "lista de precios " hay un precio de raíz francés - precio). Pero la expresión "lista de precios de precios minoristas" es aceptable;
- la esencia principal ("esencia" es lo principal), etc.
Sin embargo, algunas frases pleonásticas entraron en uso y adquirieron matices de significado que justifican su existencia. Por ejemplo, "realidad real", "experiencia práctica", "mensaje de información". No son del todo idénticos en significado a las palabras "realidad", "mensaje", "experiencia", aclaran su significado.
A menudo, en palabras oficiales, también hay una tautología (palabras tau-a-lo mismo, logos-palabra griega) que repiten palabras de una sola raíz dentro de una frase. Este error de estilo hace que el texto sea discordante y hace que sea difícil de entender. Por ejemplo: el beneficio de usar algo; debe considerar los siguientes factores, dirección de la dirección. Tales frases deberían ser reemplazadas por otras sin pérdida de significado: "el beneficio de usar algo", "es necesario considerar los siguientes factores", "enviar a la dirección".
Al preparar un documento, debe recordarse que no todas las palabras se combinan entre sí de la manera que nos conviene. En el lenguaje hay normas de compatibilidad. Aclárelos puede estar en el "Diccionario de compatibilidad de palabras del idioma ruso". Aquí hay algunas combinaciones de palabras típicas para el habla comercial:
- orden - emitido
- salario oficial-se establece
- reprimenda - se declara
- censura - se saca, etc.
Se debe prestar especial atención a las combinaciones "tener significado" y "desempeñar un papel" y nunca cambiar sus componentes en los lugares.
Cuando se trabaja con el texto de un documento, es necesario distinguir entre parónimos (griego para - cerca, con; onyma - nombre) - palabras relacionadas que son cercanas en sonido pero diferentes en significado y compatibilidad. A veces, la sustitución de una palabra por un parón implica distorsiones significativas de significado. Especialmente a menudo hay errores con las siglas:
- pagar por - pagar (la diferencia está en la combinación gramatical de estos verbos: la palabra "pago" requiere una adición directa: "pagar algo"; "pagar" - una indirecta: "pagar por algo";
- viaje de negocios (participio "secundado" se forma del verbo "enviar", "secundado" - "uno que fue enviado", por ejemplo, un viajero, un adjetivo "viaje de negocios" se hace del sustantivo "viaje de negocios" y tiene el significado "relacionado con un viaje de negocios": " permiso de viaje ").
La ortografía no juega menos importancia en la preparación de documentos oficiales.
Muy a menudo, el documento constitutivo tiene dificultades para escribir los nombres de instituciones, organizaciones, empresas. Recuerde que en los nombres de las organizaciones internacionales gubernamentales más importantes y más importantes, todas las palabras están escritas con una letra mayúscula. Por ejemplo:
Las Naciones Unidas; Administración del Presidente de la Federación Rusa.
En la mayoría de los nombres, la primera palabra con mayúscula: Federal Archive Service of Russia.
Además de la primera palabra, con mayúscula se puede escribir la primera palabra de esa parte de la frase, que a su vez se usa como nombre:
La Galería Estatal Tretyakov (Galería Tretiakov);
Central House of Actor (Casa del Actor).
En el título de publicaciones y títulos con mayúscula, se escriben los nombres de puestos superiores y títulos honorarios superiores: Presidente de la Federación de Rusia. Otras publicaciones y títulos se escriben con una minúscula: el jefe del departamento de personal.
En los nombres compuestos de documentos y monumentos culturales con mayúscula, se escribe la primera palabra (si no designa un concepto genérico) y todos los nombres propios:
La Constitución de la Federación de Rusia, la Catedral de San Isaac, la Catedral de San Vito, la Catedral de Cristo Salvador, la Primera Sinfonía de Tchaikovsky.
Las dificultades ortográficas se deben a la ortografía de los nombres asociados con sus propios nombres , lo cual es bastante natural, ya que en esta sección de la ortografía rusa no existe una uniformidad completa y ocurren cambios constantes. Las nuevas instituciones, organizaciones, empresas y oficinas reciben nuevos nombres. Por lo tanto, ningún programa de computadora que verifique la ortografía no cubre todos sus nombres. Para no cometer errores al escribir nombres y títulos, es necesario guiarse por varias reglas generales.
Los adjetivos formados por apellidos están escritos con una letra minúscula (el poema de Nekrasov, el legado de Tretyakov), excepto los adjetivos en -sk, que significa "nombre de alguien" o "memoria de alguien": las lecturas de Bulgakov.
En los nombres geográficos, todas las palabras están escritas con una letra mayúscula, a excepción de sus palabras oficiales y nombres genéricos: el norte de África, el océano Ártico.
Los nombres en la composición de los nombres están escritos con una letra mayúscula, si no se usan en el significado directo: la ciudad de Nizhny Tagil.
Pero en los nombres de las calles: estanques patriarcales, Karetny Ryad, puente Kuznetsky, puertas Pokrovsky, Koroviy val , están escritos con una letra minúscula, ya que históricamente tenían un significado directo.
En los nombres de los estados, generalmente todas las palabras están escritas con una letra mayúscula. Menos frecuentemente - en versiones no oficiales de los nombres - palabras individuales - en minúsculas: el Reino de los Países Bajos, el Gran Ducado de Luxemburgo, el Reino Unido.
En los nombres de las entidades territoriales administrativas rusas, las palabras krai, oblast, distrito nacional, distrito están escritas con una letra minúscula.
El uso generalizado en los documentos oficiales recibió el uso de palabras y frases abreviadas (abreviaturas, de la abreviatura en italiano), lo que reduce la cantidad de documentos y acelera la percepción de la información.
Las abreviaturas pueden consistir en sílabas (administrador), los sonidos iniciales de las palabras que son parte de la frase o sus letras iniciales (GPU, PVO). Las razones más importantes para usar abreviaturas no son solo que ahorran espacio y evitan las engorrosas combinaciones de palabras, sino también que permiten evitar las repeticiones verbales. Para garantizar que el destinatario del documento no tenga dificultades para descifrar el documento, el escritor debe controlar estrictamente el hecho de que los documentos oficiales contienen abreviaturas generalmente entendidas o las que se usan comúnmente en este campo.
De las abreviaturas en realidad es necesario distinguir abreviaturas gráficas - designaciones escritas condicionales que no son pronunciadas. Estos incluyen abreviaturas gráficas:
- abreviaturas postales para palabras que denotan áreas pobladas (obl., rn, g., pp. (pueblo - bajo el nombre), pueblo, aldea);
- nombres de los meses (enero);
- abreviaturas telegráficas (tchk);
- símbolos convencionales para cantidades y unidades de medida (m, mm, kg, g, q, t, ha, atm, A (amperio), s); millón, mil millones, mil, p. (rublos);
- abreviaturas, aceptadas en la documentación contable y de informes (n. ° de trimestre, n. ° efectivo, n. ° de cuenta de efectivo);
- abreviaturas de texto (etc.; etc.; see; ej;; pr, etc.; (párrafo);
- nombres de cargos, títulos, títulos (miembro correspondiente, candidato de ciencias técnicas, profesor, diputado, diputado, diputado). Algunos de ellos tienden a convertirse en abreviaturas;
- Sr. (Sr.)
La escritura de abreviaturas generalmente aceptadas está especificada por el diccionario de las abreviaturas del idioma ruso.
Igualmente importante es el conocimiento para el administrador de las reglas básicas de la gramática.
En la compilación de documentos muy a menudo causa dificultades en el uso de preposiciones causales: en vista de, debido a, en vigor, en relación con, debido a, por la razón, gracias. Una pista para su elección deberían ser los matices de los significados que tienen estos pretextos:
- a la vista de - más a menudo sobre el motivo, esperado en el futuro: debido a la próxima sesión;
- debido - más a menudo sobre el hecho cometido: solicito hacer cambios en el plan debido a cambios en las tasas de interés del Banco Central;
- gracias - más a menudo a las razones que causaron el resultado deseado: gracias a la entrega oportuna de los bienes, el problema de suministro fue resuelto.
Las preposiciones generalmente controlan un sustantivo en un caso particular.
No puede decir: según las instrucciones, de acuerdo con su propuesta. Es necesario: de acuerdo con las instrucciones, de acuerdo con su propuesta (sustantivo en el caso dativo).
Al compilar documentos oficiales que contienen números, debe tenerse en cuenta que, en la mayoría de los casos, el número cuantitativo es coherente con el nombre del caso (a excepción del nominativo y el acusativo):
- Faltan cinco sillas, expuestas en cuatro páginas;
La palabra "mil" rige a menudo un sustantivo: ingresos estimados en trescientos mil rublos.
En los números compuestos, todas las partes están inclinadas:
- Regalos por valor de mil quinientos rublos.
Cuando se preparan discursos diseñados para pronunciar en un ambiente oficial, se da la interpretación verbal de las designaciones numéricas:
- 1150 (mil ciento cincuenta) estudiantes fueron admitidos en la universidad.
Entre las características más importantes del estilo de negocios oficial se incluyen la claridad y la coherencia de la presentación del material. Es necesario luchar por el laconismo, pero no a expensas de la claridad del contenido. Hacer frente a esta difícil tarea ayuda a conocer una serie de reglas de lenguaje.
Al trabajar en el texto, es extremadamente importante encontrar la forma deseada del predicado. Tenemos que elegir entre el diseño activo: "Consideramos sus propuestas", y pasivo: "Hemos considerado sus propuestas". La diferencia es que
en el primer caso, el sujeto llama al productor de la acción (actúa como una persona activa), en el segundo caso, el objeto de acción.
La elección del diseño pasivo le da al texto más oficialidad. Hace hincapié en el hecho mismo de la implementación de la acción, independientemente de quién lo produjo. Esta instalación del escritor se realiza aún más consistentemente cuando se usa una construcción impersonal: "Las propuestas son consideradas".
Los giros pasivos e impersonales se han convertido en una de las características más características del estilo oficial. Sin embargo, no abuse de la pasiva. En primer lugar, cuanto menos verbos haya en el texto, cuanto más pesado sea, más difícil será entenderlo. En segundo lugar, las construcciones pasivas e impersonales parecen quitarle responsabilidad a quien firma el documento.
La carta comercial de hoy no excluye el uso de oraciones pasivas e impersonales, pero me gustaría verlas ocupando un lugar modesto en el texto.
El idioma ruso pertenece al número de idiomas con un orden de palabras libre y no fijo . El hablante y el escritor son libres de reorganizar las palabras en la oración, y el significado general no se viola:
- Ayer el informe fue preparado.
- Ayer el informe fue preparado.
- El informe fue preparado ayer.
- El informe fue preparado ayer.
- Un informe fue preparado ayer.
- Un informe fue preparado ayer.
Aunque todas las propuestas contienen las mismas palabras, no se puede decir que todas las opciones sean equivalentes. Obviamente, dependiendo del orden de las palabras, enfatizamos, enfatizamos esta o aquella parte del mensaje. En este caso, la posición está al final de la oración. Por lo tanto, en las versiones 1ª y 6ª el énfasis está en el informe en sí, en el 2º y 3º - en el hecho de su preparación, en el 4º y 5º - en el tiempo de preparación.
Como vemos, el orden de las palabras nos da ciertas posibilidades estilísticas.
Estas propiedades de la sintaxis rusa, sin duda, requieren de la persona que compone el documento, el estilo del idioma y una atención especial a la construcción de la frase. Como en el lenguaje escrito no existe un significado tan importante del lenguaje como entonación, es posible llamar la atención del destinatario sobre esta o aquella parte del mensaje solo colocándolo al final de la oración, en la posición actualizada.
A la pregunta: "¿Se completará el manuscrito a la hora acordada?" - es más correcto responder:
- Para el 15 de diciembre, el artículo será enviado a la editorial.
Si la pregunta se formula de forma diferente: "¿En qué período de tiempo se completará el manuscrito?" , Es necesario preferir un orden diferente de palabras:
- El manuscrito se enviará antes del 15 de diciembre.
Los compiladores de documentos oficiales a menudo son aficionados a los giros ginecológicos. Por un lado, es muy conveniente utilizar el participio verbal, ya que permite decir en una oración sobre varias acciones y, por lo tanto, contribuye a la brevedad de la presentación. Por ejemplo: al estudiar documentos adicionales enviados al ministerio, el colegio llegó a la conclusión de que las decisiones anteriores habían sido ilegítimas. Por otro lado, hay ciertas dificultades relacionadas con la rotación gerundiva. Un turno de participio puede usarse solo cuando las acciones designadas por él y el predicado son realizadas por una persona. Si este no es el caso, en lugar de una rotación de participantes, debemos usar la cláusula.
Hay una regla más que debe observarse: un giro gerundivo solo se puede usar en una oración donde hay un sujeto (es decir, se nombra un actor). Por ejemplo:
- Al preparar el texto de la resolución, los miembros del collegium se familiarizaron con las diversas opciones propuestas.
El estilo oficial se caracteriza por el uso de un gran número de oraciones complejas (oraciones que constan de dos o más partes, cada una de las cuales tiene su propia base gramatical (sujeto y predicado o uno de los términos principales)), especialmente complejas, es decir, aquellas en las que una de las partes es la principal, la otra es la subordinada (dependiente). En la documentación es imposible prescindir de construcciones subordinadas con cláusulas subordinadas ("Después de que se hayan asignado los fondos, comenzaremos la construcción ..." , etc.), condiciones ("Si se transfiere el dinero, concluiremos inmediatamente un contrato ..." y etc.), objetivos ("Se planea comprar plántulas para reverdecer los terrenos de la escuela ..." , etc.) y otros.
En muchos casos, es preferible usar propuestas complejas, y no construcciones con participios participiales y adverbiales. Esto ayuda a evitar una enfermedad de oficina tan grave como "bezglagolnost". Es la falta de verbos lo que lleva a la "enhebrado" de los casos oblicuos ("discusión sobre cómo mejorar la conducta de los eventos"), hace que el habla sea pesada "complica la comprensión. A menudo, reemplazar la circulación participial o participial con una cláusula subordinada permite dar claridad y dinámica al mensaje.
Junto con la alfabetización estilística "gramatical" léxica de la persona que "trabaja con la palabra" se requiere tener la capacidad de organizar, presentar el material de tal manera que sea lo más accesible posible para el destinatario. Composición (del latín compositio) - es la construcción, organización del texto. Hay situaciones en las que "cuando un documento absolutamente correcto desde el punto de vista del lenguaje y el estilo es difícil de percibir solo porque es un caos, no hay lógica en la combinación de partes, una mala composición.
El texto debe contener una cantidad razonable de información. No repita el conocido, desordene el documento con detalles.
Es especialmente importante enfatizar y enfatizar lo principal. Este objetivo puede ser subtítulos, sangrías de párrafo, espacios aumentados entre líneas, subrayado, cambio de fuente. Los programas editoriales modernos de computación ofrecen un gran margen para el diseño de texto expresivo.
El texto debe ser estructurado de acuerdo con el contenido.
Si se utiliza la numeración, debe recordarse que el párrafo 1 supone la existencia de la cláusula 2.
En el negocio actual, se ha adoptado una cierta orden de numeración para las partes del documento: el número de cada parte incluye los números de las partes constituyentes correspondientes de los niveles de división más altos: 1.2.1.2.9.1.
La observancia de las reglas compositivas léxicas "gramaticales" anteriores requiere un trabajador en la esfera de la gestión de un alto nivel de cultura filológica y una gran concentración.