Formar casos
Después de completar el trabajo con los documentos , se colocan en archivos (carpetas, grabadoras) y se descomponen en un orden determinado.
La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos .
En organizaciones pequeñas, los casos se forman centralmente en el servicio de soporte de gestión de documentos o la secretaria. Si la organización es grande, los documentos de gestión se forman y almacenan en el servicio de soporte de gestión documental, y los documentos restantes se agrupan en negocios y se almacenan en las unidades estructurales en las que trabajaron.
Reglas y procedimiento para la formación de casos
La formación de casos se lleva a cabo de acuerdo con las reglas contenidas en las Reglas Básicas para el trabajo de los archivos de la organización, la Instrucción Estándar para el Trabajo de Oficina en Órganos Ejecutivos Federales.
Al comienzo del año calendario, todos los archivos enumerados en la nomenclatura de casos son carpetas preparadas.
En las cubiertas están indicadas:
- el nombre de la organización (completo y corto);
- el nombre de la unidad estructural;
- índice comercial de la nomenclatura de casos;
- el título del caso en completo acuerdo con la nomenclatura de casos;
- vida útil de la caja.
En la formación de casos, se deben observar una serie de reglas. Su implementación siempre ayudará a determinar correctamente la ubicación de almacenamiento de cualquier documento.
En el caso, coloque solo documentos ejecutados y debidamente emitidos , que correspondan al tipo y contenido de su título. Está prohibido incluir borradores y duplicados de documentos.
Es necesario recordar que los documentos de períodos de almacenamiento permanentes y temporales no se agrupan en una sola cosa.
Existe una regla según la cual no se colocan más de 250 hojas de papel en la caja, con un grosor de no más de 4 cm . Esta condición asegura las condiciones óptimas para buscar información y el menor esfuerzo en la preparación de casos para el almacenamiento de archivos. Si se crean más documentos pertenecientes a este caso, se crea un nuevo volumen con el mismo título.
Los casos se forman durante un año calendario . En las instituciones educativas, los documentos generalmente se agrupan durante el año escolar (es decir, de septiembre a agosto). Sin embargo, hay una cierta especificidad en la formación de una serie de categorías de casos. Estos incluyen casos judiciales, casos, decisiones que van más allá del año calendario (académico). Durante todo el período de trabajo, se forman los casos de cuerpos electivos de comisiones, grupos creativos.
Los pedidos para actividades primarias se deben agrupar por separado de los pedidos para el personal. Las órdenes para el personal se agrupan en casos de acuerdo con los términos establecidos de su almacenamiento.
Dentro del caso, los documentos también deben ser sistematizados . Los documentos administrativos junto con las aplicaciones se forman en el archivo de acuerdo con los tipos de documentos y la cronología . Es decir, primero coloque un documento de una fecha anterior, y luego. Los protocolos están cosidos en orden cronológico y por números.
Las aplicaciones generalmente se unen a los documentos con los que se relacionan. Si las aplicaciones son grandes, pueden ser un caso separado con el encabezado apropiado.
Al formar correspondencia, debe tenerse en cuenta que la respuesta de carta se ubica detrás de la solicitud de carta. Esto significa que se respeta el principio de cronología con respecto a los documentos de iniciativa.
Los documentos planificados y de informes se almacenan en los casos del año con el que se relacionan, independientemente del momento de su creación. Los planes anuales, trimestrales y mensuales se guardan por separado.
En casos individuales, los recursos de los ciudadanos se colocan, colocándolos en orden alfabético. Al mismo tiempo, las propuestas, solicitudes y quejas de los ciudadanos sobre el trabajo de la organización y todos los documentos para su revisión y ejecución se agrupan por separado de las solicitudes de los ciudadanos para asuntos personales.
Los documentos en asuntos personales se organizan en orden cronológico a medida que se reciben.
Los documentos electrónicos y las bases de datos se forman en archivos (carpetas, directorios) de acuerdo con la nomenclatura de asuntos de la organización, separadamente de los documentos en soportes de papel, en el disco duro de una computadora especialmente asignada. Las bases de datos electrónicas se forman en casos separados.
Custodia de casos
Los casos formados y completados se almacenan en unidades estructurales antes de transferirlos al archivo de la organización. La seguridad de los documentos y la protección contra los efectos negativos de la luz y el polvo se garantiza mediante el almacenamiento en gabinetes con cerradura , cajas fuertes o archivadores de elevadores .
Las cajas están dispuestas verticalmente en los estantes . En la raíz de cada caso se indica su índice en la nomenclatura. La nomenclatura de las cajas debe fijarse al interior de la puerta del armario. Para encontrar el documento requerido, en la nomenclatura, busque el número del caso relevante y luego la carpeta con el mismo número.
Los documentos ya formados en el caso, pueden necesitar empleados para el trabajo. En este caso, en lugar del documento extraído del archivo, se coloca una hoja sustituta. En la hoja de reemplazo, especifique el número y la fecha del documento, su breve contenido, cuándo y a quién se lo envió. En el caso, emitido en su totalidad, la tarjeta adjunta se llena. Indica el número del caso emitido, la fecha de emisión, a quién se emitió, durante cuánto tiempo, el recibo y el recibo del recibo después de la devolución del caso. La tarjeta sustituta se coloca en el gabinete en el lugar del caso emitido.
De conformidad con las Reglas de la Oficina de las Autoridades Ejecutivas Federales, los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren a los archivos del organismo ejecutivo federal no antes de 1 año y 3 años después de la fecha de su uso o almacenamiento en unidades estructurales . La transferencia de casos al archivo del órgano ejecutivo federal se lleva a cabo sobre la base de inventarios de casos de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y composición del personal en las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos temporales (hasta 10 años inclusive) de almacenamiento en los archivos del organismo ejecutivo federal no se transfieren y están sujetos a destrucción de acuerdo con el procedimiento establecido.