Mensaje telefónico
Un telefonograma es un nombre generalizado para documentos que son diferentes en contenido, separados en una categoría separada debido a una forma especial de transmisión de texto (se transmite oralmente a través de canales de comunicación telefónica y se graba a mano).
Por lo general, los mensajes telefónicos se utilizan para notificaciones urgentes de reuniones, reuniones, reuniones, eventos repentinos, cancelación de actividades previamente planificadas, etc. casos donde el mensaje transmitido debe ser documentado. Los telefonogramas se usan dentro de los límites de la comunicación telefónica local.
Un ejemplo de un telegrama entrante
Se recomienda que los formularios para mensajes telefónicos tengan solo un gran (más de 200 por año) el número de estos documentos . Está permitido diseñar mensajes telefónicos en hojas de papel en blanco. Un mensaje telefónico se compila en una copia. Requisitos del mensaje telefónico: el nombre de la institución, el nombre del empleado, el teléfono, la fecha y el número de teléfono, el texto (que no exceda las 50 palabras). , el nombre de la publicación de la persona que firmó el documento, su firma personal, apellido e iniciales. Por lo tanto, al redactar mensajes telefónicos, se aplican detalles específicos tales como la fecha y hora de la transmisión (recepción); la indicación de la posición y el apellido de los funcionarios que transmitieron (recibieron) el mensaje telefónico, los números de teléfono de las organizaciones que transmiten (reciben) el mensaje telefónico.
Al redactar mensajes telefónicos, se deben cumplir las siguientes recomendaciones : el texto no debe contener giros lógicos complejos, palabras difíciles de pronunciar y poco pronunciadas; la información debe ser breve y urgente (ver Figura 3.11).
Cuando se transmite un mensaje telefónico, es necesario verificar la corrección de la grabación mediante lecturas repetidas; las palabras que son poco perceptibles por oído deben transmitirse, desglosadas por letra. Si el mensaje telefónico se envía a varias direcciones, se envía una lista a la lista de correo con los números de teléfono.
El empleado que recibió el mensaje telefónico debe familiarizarse con el contenido de todos los funcionarios a quienes se destinó la información.