Reglas para conducir y organizar una reunión de negocios
Una reunión de negocios es una forma común de comunicación empresarial, cuando se debaten problemas industriales y problemas que requieren soluciones colectivas.
En dicha comunicación, un líder comunicativo (el jefe de un departamento, un departamento, uno de los principales empleados que se encarga de preparar y celebrar una reunión), así como especialistas con la competencia de este problema, o aquellos que tienen que resolverlo, participan. La reunión discute solo aquellos temas que no pueden ser resueltos por especialistas individuales en el orden de trabajo.
El objetivo de la reunión es describir el resultado esperado, el tipo de solución requerida. Cuanto más formulado sea el tema de discusión, más probable será obtener el resultado requerido.
La agenda es un documento escrito que se envía a los participantes por adelantado. La agenda de la reunión incluye el tema de la reunión, sus objetivos, una lista completa de temas en discusión, la hora del comienzo y el final de la reunión, el lugar donde tendrá lugar, los nombres y posiciones de los oradores (generalmente 6-7 personas), el tiempo asignado para cada pregunta (las reglas del discurso) , y un lugar donde puedes familiarizarte con los materiales en cada tema. Esto permitirá a los participantes pensar propuestas constructivas para resolver problemas.
Es preferible que las reuniones sean conducidas no por el jefe de la organización, sino por especialistas más competentes en el problema en discusión. Esto aumenta la responsabilidad de las decisiones tomadas por los empleados de diferentes niveles y la actividad de los participantes en la generación de ideas.
Organización del entorno espacial en la reunión
Los expertos recomiendan sentar a los participantes del negocio: negociaciones, reuniones, etc. - para que puedan ver los ojos, la cara, las expresiones faciales, los gestos entre sí, ya que esto promueve una mejor percepción de la información.
Está establecido que aquellos que se sientan uno frente al otro están en conflicto más a menudo que aquellos que se sientan uno al lado del otro. Entonces, necesitamos sentar a los participantes de la reunión para que, frente a frente, haya quienes puedan, al provocar un conflicto, interrumpir la reunión.
Es común que una persona sienta una sensación de incomodidad debido a que, en su opinión, se siente incómodo en el espacio, no lo está y / o no está sentado / parado, etc. Como regla, una persona entiende y sabe exactamente dónde está su lugar en el espacio. Si una persona no siente el espacio comunicativo de forma intuitiva, viola todas las reglas no escritas, entonces lo más probable es que esté mentalmente enfermo. Al mismo tiempo, muchas personas experimentan estrés nervioso solo porque alguien constantemente viola sus reclamos territoriales. En el mundo moderno, esto es especialmente cierto: todos nosotros, de una forma u otra, experimentamos estrés cuando, en un transporte público abarrotado, los extraños nos presionan, cuando 4 o 5 personas se ven obligadas a subir juntas al piso que necesitan en un ascensor estrecho. En la comunicación del habla se distinguen cuatro zonas de acercamiento de interlocutores.
Zona íntima - 15-50 cm: solo las personas más cercanas pueden penetrar aquí, así que no se acerque al extraño más cerca de medio metro; de lo contrario, sentirá hostilidad hacia usted, y la comunicación entre usted será interrumpida inicialmente. En inglés, la zona íntima se llama burbuja, una "burbuja" que refleja con precisión la esencia del espacio personal cerrado de una persona: parece estar escondiéndose del mundo en su burbuja.
Zona personal - 0,5-1,2 m. Esta es la distancia que una persona apoya cuando se comunica en un ambiente agradable, en recepciones, veladas, etc. Tratar de reducir esta distancia que una persona puede percibir como una mala costumbre, y un intento de aumentarla, como una renuencia al contacto, la alerta, la oficialidad estresada. La simpatía une a las personas en el sentido más directo de la palabra.
Zona social : 1,2-3,6 m. Esta distancia es conveniente para comunicarse con nuevos empleados, carteros, etc. - con extraños.
No es sorprendente que una persona moderna esté constantemente expuesta al estrés, estando en contacto con "extraños" en el transporte público, especialmente durante las horas pico, en la cola, en un ascensor, etc. La gente ha desarrollado medios de autodefensa en esta situación: silencio, falta de contacto de puntos de vista y, en consecuencia, hábito de lectura en el metro, adormecimiento, etc., expresión impasible, inmovilidad. Pertenecer a la multitud siempre provoca inconscientemente en una persona una agresión, una tendencia a acciones destructivas.
Zona pública : más de 3,6 m. Este es el espacio más conveniente para hablar frente al público.
Con respecto a la ubicación de los socios en el espacio durante las negociaciones comerciales, los expertos argumentan que la comunicación efectiva requiere que los ojos de los entrevistados se reúnan aproximadamente un tercio del tiempo de contacto.
Los socios comerciales están sentados de la siguiente manera:
- los socios comparten el ángulo de la mesa (90 °): esta posición es adecuada para una conversación informal amistosa y para una conversación de negocios como un líder subordinado. Promueve el contacto constante de las vistas y le permite gesticular, sin interferir con su pareja, y también es adecuado para la observación una tras otra. Cada interlocutor ve la mejilla del otro. Al mismo tiempo, el rincón de la mesa sirve como una barrera parcial: en caso de confrontación, puede alejarse, en una situación de entendimiento mutuo, para acercarse; no hay división territorial de la mesa;
- los socios se sientan uno al lado del otro : esta posición es adecuada para la interacción comercial directa. Cuando el problema se resuelve en conjunto, los interlocutores deben sentarse uno al lado del otro para comprender mejor las intenciones de los demás, ver los materiales analizados, debatir y desarrollar soluciones comunes. Sin embargo, es difícil establecer contacto visual en una posición "democrática", y este es su inconveniente;
- socios opuestos : esta posición crea una atmósfera de rivalidad, cuando cada negociador sigue estrictamente su línea, defiende su posición e intenta superar a su socio comercial. Cuando los compañeros se sientan uno frente al otro, sus ojos involuntariamente se encontrarán más a menudo, lo que dará lugar a una sensación de incomodidad. La mesa entre ellos se convierte en una especie de barrera. Con tal posición en la mesa, es extremadamente difícil llegar a un acuerdo, incluso el compromiso es difícil, y el conflicto es bastante posible. Sin embargo, así es como se sientan en la mesa de negociaciones: esto significa una posición equitativa y puede contribuir a una comunicación constructiva. Esta misma posición puede indicar subordinación. En este caso, la conversación será breve y específica;
- en diagonal sobre la mesa : una posición independiente, característica de las personas que no quieren interactuar. Da testimonio de la falta de interés o el deseo de pasar desapercibido, por ejemplo, en una reunión de negocios, un seminario, etc.
La forma de la mesa también importa. Una mesa cuadrada promueve el desarrollo de la competencia y la rivalidad entre negociadores de igual posición. Detrás de una mesa rectangular sobre los socios del mismo estatus social, se considera que el lugar donde está sentada la persona que mira hacia la puerta es el más importante. La mesa redonda creará una atmósfera de extraoficialidad y facilidad.
Tipología de los participantes en la reunión
Mark McCormack desarrolló la tipología de los participantes en la reunión y la describió en el libro "Secretos de negocios para todos":
" Hablando con franqueza ": siempre exprese honestamente su opinión, no haga astucia, no tiene pensamientos retrospectivos. Estos son participantes valiosos en cualquier reunión, pero no solo pueden poner fin a las disputas, cuántas generan otras nuevas;
" Mártires ": liberen la situación, porque asumen rápidamente la responsabilidad cuando algo salió mal. Sin embargo, esto sucede demasiado rápido, quizás antes de la reunión se descubrirá quién y qué hay detrás de los orígenes del incidente;
" Caras de piedra ": mantén sus pensamientos para sí mismos, y los demás participantes de la reunión deben preguntarse qué juego están jugando y de qué lado;
" Zavodily " - han aprendido las palabras: "Tienes razón. Nunca lo pensé "; estos son buenos participantes en la reunión;
" Altavoces ": la penetración en el corazón del problema es reemplazada por emociones y retórica. Parece que están tratando de convencer primero de sí mismos, no de ti. Es mejor y más seguro para el asunto no prestarles atención;
" Abogados del diablo ": disputan absolutamente todo. Es cierto que a menudo descubren la verdad, pero toman demasiado tiempo. La reunión no debe invitar a más de uno de ellos;
" Destructores ": cada palabra puede arruinar la idea de alguien, el proyecto de alguien o la autoestima de alguien;
"Los amantes se relajan ": se acomodan cómodamente en una silla, se ajustan para un largo descanso agradable y no tienen prisa por resolver los problemas de la agenda. Con tales socios, es aconsejable reunirse en la sala o en una sala donde no hay sillas;
"Hombres del Estado": promoverse a sí mismos o forzar a la reunión a avanzar a través del tratamiento hábil de las personas. Teóricamente, dicho participante debe ser el jefe de la reunión.