Organizaciones formales e informales

Grupos formales e informales en la organización

En el pasado reciente, la competencia se concentró en el campo del progreso técnico, pero la esencia de los negocios modernos está determinada principalmente por las personas. Cada empleado de la empresa cumple su función y combina sus esfuerzos con los colectivos para lograr el resultado. El componente clave del negocio es la gestión del personal.

La administración de la organización está satisfecha cuando la organización continúa existiendo como un todo. Sin embargo, casi siempre los estereotipos de comportamiento y actitudes de los miembros de la organización están lejos del plan formal de los líderes de la organización.

Los grupos informales que se forman en la organización pueden, bajo ciertas condiciones, volverse dominantes.

Los jefes del nivel medio necesitan reconciliar las demandas de los grupos informales de la organización con los requisitos del aparato de liderazgo que está por encima de ellos. Esta necesidad alienta a los gerentes a buscar formas no estándar de administrar personas o utilizar las técnicas existentes de manera más eficiente con el fin de utilizar los beneficios potenciales y reducir el impacto negativo de los grupos informales.

Grupos formales e informales

Entonces, hay dos tipos de grupos: formal e informal. Este tipo de grupos son importantes para la organización y tienen un gran impacto en los miembros de la organización.

Los grupos formales son grupos creados por la voluntad del liderazgo.

Asigne grupos de líderes, grupos de trabajadores (objetivo) y comités.

• Un grupo de líderes se compone del jefe y sus subordinados inmediatos, que se encuentran en la zona de su control (el presidente y los vicepresidentes).
• Grupo de trabajo (objetivo): empleados que trabajan en el cumplimiento de una tarea.
• Un comité es un grupo dentro de una organización a la que se le ha delegado la autoridad para llevar a cabo una tarea o un conjunto de tareas. Algunas veces los comités llaman consejos, comisiones, grupos objetivo. Se destacan comités permanentes y especiales.

Un grupo informal es un grupo espontáneamente surgido de personas que interactúan regularmente para lograr un objetivo específico. Las razones para unirse son un sentido de pertenencia, ayuda, protección, comunicación.

Las organizaciones informales ejercen control social sobre sus miembros. Normalmente, se establecen ciertas normas, que cada miembro del grupo debe observar. En las organizaciones informales, hay una tendencia a resistir el cambio. Una organización informal generalmente es dirigida por un líder informal. Un líder informal debería ayudar al grupo a alcanzar sus objetivos y apoyar su existencia.

La efectividad de los grupos formales e informales se ve afectada por los mismos factores:

1. El tamaño del grupo A medida que el grupo aumenta, la comunicación entre los miembros se vuelve más complicada. Además, grupos informales con sus propios objetivos pueden surgir dentro del grupo. En grupos pequeños (de 2 a 3 personas), las personas se sienten personalmente responsables de tomar una decisión específica. Se cree que el tamaño óptimo del grupo es de 5 a 11 personas.
2. Composición (o grado de similitud de individuos, puntos de vista, enfoques). Se cree que la solución más óptima puede ser aceptada por grupos compuestos por personas que se encuentran en diferentes posiciones (es decir, personas diferentes).
3. Normas grupales . Una persona que quiere ser aceptada por un grupo debe observar ciertas normas grupales. (Las normas positivas son normas que respaldan el comportamiento dirigido a alcanzar objetivos.) Las normas negativas son normas que fomentan conductas que no contribuyen a la consecución de objetivos, por ejemplo, robo, llegada tardía, ausentismo, consumo de alcohol en el lugar de trabajo, etc.
4. Cohesión Se considera como una medida de la gravedad de los miembros del grupo entre sí y para el grupo. Un alto nivel de cohesión del equipo puede mejorar la eficiencia de toda la organización.
5. Unanimidad grupal . Esta es la tendencia de un individuo a suprimir sus puntos de vista sobre algún fenómeno, para no perturbar la armonía del grupo.
6. Conflicto La diferencia de opinión aumenta la probabilidad de conflicto. Las consecuencias del conflicto pueden ser positivas, ya que nos permiten identificar diferentes puntos de vista (esto lleva a un aumento en la efectividad del grupo). Las consecuencias negativas son una disminución en la efectividad del grupo: un mal estado mental, un bajo nivel de cooperación, un cambio en el énfasis (prestar más atención a su "victoria" en el conflicto, en lugar de resolver un problema real).
7. Estado de los miembros del grupo . Está determinado por la antigüedad en la jerarquía de trabajo, el título de la posición, la educación, la experiencia, la conciencia, etc. Por lo general, los miembros del grupo de alto rango ejercen una mayor influencia sobre los otros miembros del grupo. Es deseable que la opinión de los miembros del grupo de alto estatus no sea dominante en el grupo.

Los grupos formales generalmente se identifican como unidades estructurales dentro de la organización. Tienen un líder formalmente designado, una estructura formalmente definida de roles, cargos y cargos dentro de la empresa, así como funciones y tareas formalmente asignadas a ellos.

El grupo formal tiene las siguientes características:

1. es racional, es decir se basa en el principio de conveniencia, movimiento consciente hacia un objetivo determinado;
2. es impersonal; se calcula en individuos, cuyas relaciones se establecen de acuerdo con el programa compilado.

En el grupo formal, solo se proporcionan las relaciones de servicio entre individuos, y está sujeto únicamente a fines funcionales.

Los grupos formales incluyen:

• Una organización vertical que une una cantidad de cuerpos y una unidad de tal manera que cada uno de ellos se ubica entre los otros dos, más alto y más bajo, y el liderazgo de cada uno de los cuerpos y unidades se concentra en una persona.
• Organización funcional , según la cual la gestión se distribuye entre un número de personas especializadas en el desempeño de determinadas funciones y trabajos.
• Una organización de personal caracterizada por la presencia de un equipo de asesores, expertos y asistentes no incluidos en el sistema de organización vertical.

Los grupos formales se pueden formar para realizar una función regular, como la contabilidad, pero se pueden crear para resolver una tarea específica, por ejemplo, una comisión para desarrollar un proyecto.

Los grupos informales se crean no por órdenes de la administración de la organización y las decisiones formales, sino por los miembros de la organización de acuerdo con sus gustos mutuos, intereses comunes, pasatiempos y hábitos iguales. Estos grupos existen en todas las empresas, aunque no están representados en los diagramas que reflejan la estructura de la organización, su estructura.

Los grupos informales generalmente tienen sus propias reglas y normas de conducta no escritas, las personas saben bien quién ingresa a su grupo informal y quién no. En grupos informales hay una cierta distribución de roles y posiciones. Usualmente estos grupos tienen un líder expresado clara o implícitamente. En muchos casos, los grupos informales pueden influenciar a sus miembros por igual o incluso más que las estructuras formales.

Los grupos informales son sistemas establecidos espontáneamente (espontáneamente) de conexiones sociales, normas, acciones que son el producto de una comunicación interpersonal más o menos larga.

Dependiendo del estilo de comportamiento, los grupos informales se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Prosocial , es decir grupos socialmente positivos. Estos son clubes públicos y políticos de amistad internacional, fondos para iniciativas sociales, grupos de protección ambiental y rescate de monumentos culturales, asociaciones de aficionados de clubes, etc. Por lo general, tienen una dirección positiva.
• Asocial , es decir grupos que se distinguen de los problemas sociales.
• Antisocial Estos grupos son la parte más desafortunada de la sociedad y le causan ansiedad. Por un lado, la sordera moral, la incapacidad para comprender a los demás, un punto de vista diferente, por el otro, a menudo su propio dolor y sufrimiento, que recaen en esta categoría de personas, contribuyen al desarrollo de puntos de vista extremos de sus representantes individuales.

Características del grupo informal

La vida del grupo, su funcionamiento está influenciado por tres factores:

1. características de los miembros del grupo;
2. características estructurales del grupo;
3. características situacionales

Las características de los miembros del grupo que afectan su funcionamiento incluyen las características de la personalidad de una persona, así como las habilidades, la educación y la experiencia de la vida.

Las características estructurales del grupo incluyen:

• comunicación en el grupo y las normas de comportamiento (con quién y cómo contactarse);
• estado y roles (quién toma qué posición en el grupo y qué hace);
• simpatía personal y antipatía entre los miembros del grupo (a quién le gusta quién y a quién no le gusta a quién);
• fuerza y ​​conformismo (quién influye en quién, quién está listo para escuchar y a quién obedecer).

Las dos primeras características estructurales se refieren más al análisis de la organización formal, el resto a la cuestión de los grupos informales.

El establecimiento de relaciones amistosas entre personas se ve significativamente influenciado por varios puntos:

1. Características de la personalidad de interactuar . La gente ama a los que les gustan los mismos fenómenos, las cosas, los procesos que les gustan, es decir, la gente ama a los que son como ellos, que están cerca de ellos en espíritu, gusto y preferencias. Las personas se sienten atraídas por aquellos que tienen la misma raza o raza, nacionalidad, educación, un sistema de puntos de vista sobre la vida, etc. Potencialmente, las personas con características personales similares tienen más probabilidades de establecer relaciones amistosas que aquellos que tienen características personales significativamente diferentes.
2. La presencia de proximidad territorial en la ubicación de estas personas . Cuanto más cerca estén los lugares de trabajo de los miembros del grupo, es más probable que establezcan relaciones amistosas. Lo mismo se aplica a la proximidad de la ubicación de su residencia.
3. La frecuencia de las reuniones , así como la expectativa de que estas reuniones ocurran a menudo en el futuro.
4. ¿Qué tan exitoso es el grupo ? En general, el éxito conduce al desarrollo de la relación positiva de las personas entre sí más que al funcionamiento infructuoso del grupo.
5. La existencia de un objetivo , que está sujeto a las acciones de todos los miembros del grupo. Si los miembros del grupo están separados por la solución de problemas individuales, la simpatía mutua y la amabilidad son menos comunes que si están trabajando para resolver un problema común para todos.
6. Amplia participación de todos los miembros del grupo en la decisión . La capacidad de influir en los procesos generales del grupo estimula el desarrollo de las percepciones positivas de los miembros del grupo.

La presencia de simpatía en las relaciones entre las personas, la existencia de relaciones amistosas entre los miembros del grupo tiene una gran influencia en el estado de ánimo de las personas, su satisfacción con su trabajo, su pertenencia al grupo. Sin embargo, no se puede decir inequívocamente que las relaciones amistosas entre los miembros del grupo solo tienen un impacto positivo en los resultados del trabajo y el funcionamiento de la organización en su conjunto. Si las personas que tienen relaciones amistosas entre sí tienen una gran motivación para el trabajo, la presencia de simpatía y amistad mutuas contribuye a un aumento significativo en los resultados de su trabajo y, por lo tanto, afecta positivamente el funcionamiento del grupo en su conjunto. Si las personas están poco motivadas para trabajar, el resultado será completamente opuesto. Pasarán mucho tiempo en conversaciones inútiles, pausas para fumar cigarrillos, fiestas de té, etc., constantemente distraídos del trabajo, reduciendo drásticamente la efectividad de su trabajo. Al mismo tiempo, pueden distraer del trabajo de los demás, creando una atmósfera de ocio y relajación.

Ver también: Conformismo

Las características situacionales del grupo dependen poco del comportamiento de los miembros del grupo y del grupo como un todo. Estas características están relacionadas con su tamaño y su disposición espacial.

En grupos pequeños, hay más dificultades para llegar a un acuerdo, y se dedica mucho tiempo a aclarar actitudes y puntos de vista. En grupos grandes, hay dificultades para encontrar información, porque los miembros del grupo generalmente se comportan de forma más moderada.

La disposición espacial de los miembros del grupo tiene un efecto significativo en su comportamiento. Hay tres características importantes de la ubicación espacial del individuo, de las cuales depende la relación entre una persona y un grupo. Primero, es la presencia de un lugar o territorio permanente o específico. La falta de claridad en este tema plantea muchos problemas y conflictos en las relaciones interpersonales. En segundo lugar, este es un espacio personal, es decir, el espacio en el que se encuentra el cuerpo de una persona determinada. La proximidad espacial en la colocación de personas puede dar lugar a muchos problemas. En tercer lugar, esta es la disposición mutua de los lugares. Si una persona ocupa un lugar de trabajo a la cabeza de la mesa, esto a los ojos de otros miembros del grupo automáticamente lo coloca en el puesto de líder. La administración, sabiendo estas y otras preguntas acerca de la ubicación de los miembros del grupo, puede lograr un efecto significativo solo debido a la ubicación correcta de los trabajos.

Características de grupos informales

1. Control social

Las organizaciones informales ejercen control social sobre sus miembros. El primer paso para esto es el establecimiento y fortalecimiento de las normas: estándares grupales de comportamiento aceptable e inaceptable. Para ser aceptado por el grupo y mantener su posición en él, una persona debe cumplir con estas normas. Para fortalecer el cumplimiento de estas normas, el grupo puede aplicar sanciones bastante duras, y quienes las violen pueden esperar la alienación. Este es un castigo fuerte y efectivo, cuando una persona depende de una organización informal para satisfacer sus necesidades sociales.

2. Resistencia al cambio

Las personas usan una organización informal para discutir los cambios anticipados o reales que pueden ocurrir en su organización. En las organizaciones informales, hay una tendencia a resistir el cambio. Parte de esto se debe al hecho de que los cambios pueden conllevar la amenaza de la existencia continua de una organización informal. La reorganización, la introducción de nuevos equipos, la expansión de la producción y, en consecuencia, la aparición de un gran grupo de nuevos empleados puede conducir a la desintegración del grupo informal oa la reducción de las oportunidades de interacción y necesidades sociales.

3. Líderes informales

Las organizaciones informales, así como las organizaciones formales, tienen sus líderes. Un líder informal adquiere su posición, busca poder y lo aplica a los miembros del grupo. De hecho, no hay diferencias importantes en los medios utilizados por los líderes de las organizaciones formales e informales para influir. La única diferencia es que el líder informal depende del reconocimiento del grupo . En sus acciones, confía en las personas y sus relaciones.

Un líder informal tiene dos funciones principales: ayudar al grupo a alcanzar sus metas y mantener y fortalecer su existencia . A veces estas funciones son realizadas por diferentes personas. Si este es el caso, entonces en el grupo informal hay dos líderes: uno para cumplir los objetivos del grupo, el otro para la interacción social.

El surgimiento del grupo informal y su papel en el funcionamiento de la organización

La razón para el surgimiento de un grupo informal en una organización formal es la limitación inevitable de una organización formal que no puede abarcar y regular todos los procesos de funcionamiento de la organización social .

Si las personas se unen a organizaciones formales para los propósitos de la organización o si necesitan una recompensa de ingresos o se guían por consideraciones de prestigio, pertenecer al grupo informal puede brindarles beneficios psicológicos no menos importantes que el salario que reciben.

De acuerdo con la clasificación de A. Maslow , las necesidades primarias son fisiológicas y la necesidad de seguridad, y las secundarias son sociales, el respeto y la autoexpresión. ¿Puede una organización formal garantizar que se satisfagan todas las necesidades en su totalidad? Obviamente no. El surgimiento de una organización informal es una consecuencia del deseo natural del hombre de unirse con otras personas para formar formas estables de interacción .

La primera razón para unirse a un grupo informal es satisfacer la necesidad de un sentido de pertenencia . Las personas cuyo trabajo no brinda la oportunidad de establecer y mantener contactos sociales tienden a estar insatisfechos. La capacidad de pertenecer a un grupo de apoyo de su parte está estrechamente relacionada con la satisfacción del empleado. Y, sin embargo, a pesar de que la necesidad de pertenencia es ampliamente reconocida, la mayoría de las organizaciones formales privó a las personas de contactos sociales. Por lo tanto, las personas a menudo tienen que recurrir a organizaciones informales para obtener estos contactos.

La necesidad de protección es una razón importante para que las personas se unan a un grupo en particular. Aunque hoy es muy raro hablar sobre la existencia de un peligro físico real en el lugar de trabajo, los primeros sindicatos se originaron en grupos sociales que se reunieron en bares y discutieron sus reclamos a sus superiores. Y hoy los miembros de organizaciones informales se protegen unos a otros de las reglas que los perjudican. Esta función de protección se vuelve aún más importante cuando las autoridades no son de confianza.

La necesidad de comunicación surge porque la gente quiere saber qué está sucediendo a su alrededor, especialmente si afecta su trabajo. Y, sin embargo, en muchas organizaciones formales, el sistema de contactos internos es bastante débil, y algunas veces la gerencia oculta intencionalmente cierta información de sus subordinados. Por lo tanto, una de las razones importantes para pertenecer a una organización informal es el acceso a un canal informal de información: rumores. Esto puede satisfacer la necesidad individual de protección psicológica y pertenencia, y también proporcionarle un acceso más rápido a la información necesaria para el trabajo.

El impacto de los grupos informales en la organización

Algunos líderes creen que el grupo informal es el resultado de una gestión ineficiente, pero la aparición de estos grupos es natural y muy común; están en todas las organizaciones

Los grupos informales tienen un impacto negativo y positivo en las actividades de una organización formal. A través de canales informales, los rumores falsos pueden extenderse, lo que lleva a una actitud negativa hacia la administración . Las normas adoptadas por el grupo pueden llevar al hecho de que la productividad de la organización será menor que la que determine la administración. La tendencia a resistir cualquier cambio y la tendencia a mantener los estereotipos arraigados pueden retrasar la necesaria modernización de la producción . Sin embargo, tal comportamiento contraproducente a menudo es una reacción a la actitud de las autoridades hacia este grupo . Correctamente o no, los miembros del grupo creen que son tratados injustamente y responden como cualquier persona respondería algo que parece injusto para él.

Tales instancias de reacción negativa algunas veces impiden que los gerentes vean los muchos beneficios potenciales de las organizaciones informales. Dado que para ser miembro del grupo, uno debe trabajar en esta organización, la devoción al grupo puede convertirse en un compromiso con la organización. Muchas personas abandonan posiciones mejor pagadas en otras compañías, porque no quieren violar los vínculos sociales que han adquirido en esta empresa . Los objetivos del grupo pueden coincidir con los objetivos de la organización formal, y los estándares de efectividad de una organización informal pueden exceder las normas de la organización formal. Por ejemplo, el fuerte espíritu de colectivismo, característico de algunas organizaciones y que genera un fuerte deseo de éxito, a menudo surge de las relaciones informales, las acciones involuntarias del liderazgo. Incluso los canales informales de comunicación a veces pueden ayudar a una organización formal a complementar el sistema de comunicación formal. Al no encontrar maneras de interactuar efectivamente con organizaciones informales o tratar de suprimirlas, los gerentes a menudo pasan por alto estos beneficios potenciales.

En cualquier caso, independientemente de si la organización informal es dañina o útil, existe y debe tenerse en cuenta. Incluso si el liderazgo destruye un grupo, necesariamente surgirá otro en su lugar, que puede tener una actitud deliberadamente negativa hacia el liderazgo.

Organizaciones formales

Las organizaciones son la base del mundo de los gerentes y el motivo de la existencia de la administración .

Hay dos tipos de organizaciones:

Primero , organizaciones que se crean consciente y deliberadamente para alcanzar ciertos objetivos predeterminados, dentro de los cuales se crean y se mantienen las condiciones para alentar a sus miembros a lograr estos objetivos. Los portadores de tales objetivos son los líderes que perciben estos objetivos como propios, y para lograrlos coordinan las actividades de los miembros de la organización;

segundo , organizaciones que se forman espontáneamente sobre la base de la comunidad natural de los objetivos de sus participantes, cuya participación está determinada por la libre voluntad de sus miembros. En estas organizaciones, nadie está haciendo esfuerzos para consolidar la estructura emergente y garantizar el logro de sus propios objetivos. A medida que los objetivos comunes que causaron la organización se produzcan, pueden desintegrarse, pero también pueden degenerar en una organización del primer tipo.

Las organizaciones del primer tipo se llaman formales . Según uno de los clásicos de la gestión moderna de Herbert Simon, en el marco de una organización formal nos referimos a un sistema planificado de esfuerzos cooperativos en el que cada participante tiene un papel, tareas o responsabilidades claramente definidas que deben cumplirse. Estos deberes se distribuyen entre los participantes para lograr los objetivos que la organización se establece a sí misma, y ​​no para satisfacer los deseos individuales, aunque a menudo coinciden.

La organización formal es una organización que tiene el derecho de una entidad legal , los objetivos de su actividad se fijan en los documentos constitutivos, y el funcionamiento está en actos normativos, acuerdos y reglamentos que regulan los derechos y responsabilidades de cada uno de los participantes de la organización.

Las organizaciones formales se subdividen en organizaciones comerciales y sin fines de lucro .

Finalmente, otra formulación que refleja bien los detalles de las organizaciones formales, dice que se trata de una unificación formal de personas, que se formó para asegurar el logro de objetivos comunes de forma relativamente permanente (figura 3.2). Esta asociación se caracteriza por límites obvios, normas de comportamiento, la presencia de grupos primarios (interpersonales, informales), canales de comunicación, actividades dirigidas a resolver tareas específicas y relaciones de poder.

Organizaciones informales

Las organizaciones informales son organizaciones que no están registradas en el organismo estatal ya sea por su número pequeño o por otras razones.

La organización informal es un grupo espontáneamente emergente de personas que interactúan regularmente entre sí.

Las organizaciones informales incluyen asociaciones de personas relacionadas con intereses personales en el campo de la cultura, la vida, el deporte , etc., que tienen un líder y no realizan actividades financieras y económicas destinadas a obtener ganancias materiales.

Por ejemplo, cuatro pescadores aficionados constantemente durante varios años juntos preparan el equipo, salen a pescar, discuten los resultados, obtienen placer de ello. Esta es una organización informal, ya que hay todos los signos del sistema: la existencia de un objetivo, elementos, jerarquía, interacción. El papel de las organizaciones informales en la sociedad es muy grande . En ellos, las personas son más capaces de darse cuenta de sus necesidades e intereses que en el formal; encuentra tu lugar en la vida; Pruebe diferentes formas de comportamiento, relaciones, etc. La ayuda y protección de colegas, el acceso a canales de información informales (rumores, etc.) son las principales razones para unirse a una organización informal.

Sin embargo , es posible la aparición de una organización informal dentro de una organización formal . Este es un proceso natural que ocurre cuando el desarrollo de la tecnología, el profesionalismo del personal en la organización es más rápido que la mejora de las formas de organización, las funciones, el estilo y los métodos de gestión . El primer signo del nacimiento de una organización informal en el área temática de una organización formal es el surgimiento de un líder informal . Cómo es necesario actuar al líder, ya lo hemos considerado anteriormente.