Problemas de gestión y sus soluciones
Las causas de los problemas de gestión
El problema de gestión es complejo, una tarea que debe ser comprendida, estudiada, evaluada y resuelta.
Los problemas de gestión se clasifican de acuerdo con las siguientes características:
- grado de importancia y urgencia Como regla, los problemas más importantes son los más urgentes;
- el alcance de las consecuencias, en casos de adopción o no adopción de decisiones, y el número de organizaciones e individuos afectados por estos problemas;
- La posibilidad de resolver el problema con el menor costo y en el momento óptimo;
- El grado de riesgo asociado con la resolución de este problema y la posibilidad de que surjan nuevos problemas sobre esta base;
- el grado de estructuración y formalización, la capacidad de expresar el problema en términos cuantitativos y cualitativos, etc.
Además, los problemas pueden diferir en la forma en que se desarrollan:
- sin alternativa, cuando hay una sola forma de resolver problemas, no hay otras soluciones;
- binario y multivariante, cuando el problema se puede resolver de dos o más maneras;
- en los casos en que ninguno de los métodos puede dar una respuesta positiva a la pregunta de cómo resolver el problema, aquí se usa un método combinacional. Consiste en combinar partes separadas y formas de resolver problemas que no se contradicen entre sí. En general, esta es la base para la posterior solución paso a paso del problema.
El problema del tiempo para resolver problemas se considera por separado.
Los tipos de problemas se consideran según los siguientes criterios:
- estratégico, destinado a formar una base de datos estratégicos, su comprensión, estudio, evaluación y uso práctico;
- táctico, cuya resolución ocurre en un período más corto que los estratégicos;
- a largo plazo, a mediano y corto plazo, actual;
- en los niveles de liderazgo: niveles superiores, medios e inferiores de gestión.
Cada gerente en cualquier organización se encuentra con muchos problemas. Los problemas gerenciales surgen de fenómenos indeseables de propiedades internas o externas (obtención de resultados de trabajo) que difieren de las acciones planificadas y erróneas de la administración y los ejecutores de base. Las principales razones para la aparición de problemas de gestión incluyen:
- los objetivos originalmente erróneos de la organización, las formas y el momento de su logro;
- principios y métodos incorrectos de las actividades de los empleados;
- criterios erróneos para evaluar las capacidades de la empresa y los empleados;
- violaciones deliberadas en tecnología, tecnología, finanzas, suministros, etc.
- cambios en la política y la economía del estado;
- cataclismos naturales y desastres naturales (incendios, inundaciones, etc.).
La solución es la influencia volitiva de la persona en el objeto de la gestión para resolver el problema, eligiendo una alternativa para lograr el objetivo. Los tipos de soluciones, como regla, coinciden con los tipos de problemas. Si el problema es estratégico, la decisión debería ser estratégica; si el problema es actual, a corto plazo, la solución debería ser similar.
La solución de problemas estratégicos pertenece a la categoría de iniciativa, que proviene de la alta gerencia para los ejecutores de los niveles inferiores del gobierno. En este caso, la alta dirección toma la iniciativa y la responsabilidad de las decisiones de naturaleza estratégica. Un ejemplo es la dirección de la inversión (inversión) en el desarrollo de perspectiva de la producción de un nuevo tipo de producto, la decisión de expandir la producción o, por el contrario, restringir los negocios, y así sucesivamente.
La solución de los problemas tácticos es una cuestión de gestión media; en base a las prescripciones "desde arriba" planean resolver problemas en los planes a mediano plazo y realizar tareas a corto plazo. Los niveles más bajos de administración resuelven problemas basados en órdenes verbales, instrucciones u órdenes escritas.
Los problemas actuales de la naturaleza cotidiana, el llamado trabajo de rutina, toman el tiempo básico de los niveles más bajos del gobierno. A partir de la solución de estos problemas, el nivel medio del liderazgo, y especialmente los principales líderes, debe ser lanzado lo más lejos posible.
La solución de problemas se clasifica de acuerdo con una serie de características:
- el grado de rendimiento obligatorio;
- propósito funcional;
- método de adopción;
- alcance de la implementación.
De acuerdo con el grado de vinculación, las decisiones pueden ser directivas; son aceptados por la alta dirección y son obligatorios para la ejecución de las estructuras administrativas inferiores. Las recomendaciones son desarrolladas por los cuerpos asesores. Su desempeño es deseable, pero no necesario. La dirección toma las decisiones de orientación para coordinar el trabajo de las estructuras de gestión subordinadas que operan de forma autónoma.
Para el propósito funcional , se identifican las actividades de organización, coordinación, regulación, activación y control de la implementación de la decisión. Por ejemplo, formas de acción prescriptivas y métodos de resolución de problemas; distribución de trabajo entre ejecutores, en la realización del control, verificaciones, preparación de documentos normativos, etc.
A modo de adopción , se destacan las decisiones selectivas y sistemáticas. El primero incluye soluciones a uno o varios problemas de este problema, al segundo: soluciones que cubren todo el problema en toda su complejidad e interrelación.
Las decisiones también se clasifican como individuales o colectivas, generales y especiales, programadas y no programadas, para uso cerrado y general, etc.
Métodos de toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones es uno de los puntos centrales de la actividad directiva. La investigación científica y la experiencia práctica muestran que es posible una solución racional de los problemas cuando los líderes siguen los métodos de trabajo generalmente aceptados en esta área. Incluyen, sobre todo, el método científico, cuya esencia es, en primer lugar, que al observar, recopilar y analizar información, se formula una hipótesis (hipótesis) sobre el problema en sí y los posibles enfoques para su solución.
En segundo lugar, el método científico da una orientación sistémica, es decir, revela la relación del problema con el entorno externo y las variables internas de la organización misma. Las interrelaciones reveladas permiten presentar completamente las causas del problema y ver su base.
En tercer lugar, el método científico usa modelos matemáticos. Se dirigen a él en los casos más difíciles, que no permiten diagnosticar el problema y preparar una solución sin un análisis cuantitativo y cualitativo adicional, solo sobre la base de una evaluación de causa-efecto. El método de modelado matemático también se usa cuando en realidad es imposible realizar uno u otro experimento del curso del desarrollo de un evento o fenómeno.
Para los gerentes dedicados a la actividad económica, el método de análisis económico es de gran importancia. El análisis económico incluye métodos para evaluar el desempeño económico de la empresa, costos, rentabilidad, flujo de caja, demanda, etc. Un ejemplo es el modelo, que se basa en la definición de un punto de autosuficiencia, el análisis de la operación de punto de equilibrio. El método de toma de decisiones aquí está conectado con la definición de un punto cuando el ingreso total es igual a los costos totales, es decir, cuando el trabajo de una empresa deja de ser rentable y comienza a obtener un beneficio.
Muchos investigadores creen que la operación óptima de la empresa se ve facilitada por las soluciones racionales adoptadas y aplicadas. En el corazón del desarrollo de una solución racional al problema se encuentra un análisis objetivo y multilateral de las condiciones en las que opera la empresa en cada período de tiempo, así como las tendencias que ocurrirán en el futuro.
Este análisis avanza en etapas desde el comienzo del problema hasta la eliminación completa y la obtención de un resultado positivo.
La primera etapa consiste en un análisis de la situación en la que se encontraron síntomas o signos de un problema emergente. La segunda etapa es el análisis del problema en sí. La tercera etapa es la identificación de los factores que limitan la adopción de una solución racional a este problema. Entre estos factores pueden ser externos e internos. Si el entorno externo tiene una influencia insignificante en el desarrollo y la implementación de una solución racional, entonces considere las posibilidades internas. Las limitaciones del orden interno incluyen los medios limitados para resolver el problema, la falta de habilidades necesarias, consideraciones éticas, etc. En la cuarta etapa del proceso racional de toma de decisiones, se lleva a cabo la definición, evaluación y elección de la alternativa de las opciones disponibles. Primero, todas las alternativas posibles se formulan en este caso y las más realistas se seleccionan de ellas. En caso de que el problema sea formulado, evaluado correctamente, las opciones alternativas se descartan, el gerente finalmente llega a la conclusión de que es necesario detener la elección de esta variante racional de la solución. Esta elección no persigue necesariamente la máxima utilidad e incluso el logro óptimo del resultado. La quinta etapa es la coordinación de la decisión con los ejecutores y todos los empleados interesados. Se lleva a cabo mediante la observación de un documento (orden) que prescribe la ejecución de una solución a este problema. La sexta etapa es la aprobación de la decisión por parte del gerente superior de la empresa. Tal procedimiento es obligatorio, si se requieren recursos materiales, monetarios y humanos y reservas para implementar la decisión. Después de esto, comienza la implementación de una solución racional.
La importancia de desarrollar y hacer una solución racional al problema es incuestionable. Pero la decisión aún debe cumplirse. La implementación de la decisión se lleva a cabo con mayor probabilidad, más rápido y con mayor iniciativa, cuando en el proceso de su elaboración y aceptación participaron los intérpretes, especialmente si hicieron sus propuestas y seleccionaron la opción más aceptable.
La implementación de la decisión de gestión comienza con la planificación o la programación de las actividades de implementación. En términos de implementar la solución al problema, los ejecutantes específicos son responsables de ciertas áreas o cargas de trabajo, el tiempo y las formas de lograr los resultados deseados, y los recursos materiales y financieros necesarios. El plan también debe proporcionar control sobre la implementación de la decisión y el control final después de la eliminación del problema.
En primer lugar, la conveniencia práctica de todo el complejo de obras debería atribuirse a los métodos para resolver problemas. Deben ser económicos, sin costos innecesarios, de modo que los ingresos provenientes de los resultados de la solución del problema superen los costos. Los métodos para resolver problemas deben ser confiables, inequívocos y precisos.
En el curso de la implementación de la decisión, es importante establecer retroalimentación entre los ejecutores y el gerente responsable de resolver el problema.
En general, el proceso de creación e implementación de una solución se puede rastrear de la siguiente manera:
- toma de decisiones;
- comunicación de la decisión;
- implementación de la solución;
- establecimiento de comentarios;
- evaluación de resultados.
En el curso de la implementación de la solución, a veces surgen situaciones que cambian los planes iniciales. Entonces es necesario corregir las acciones, y algunas veces cancelar las órdenes obsoletas, si las circunstancias han cambiado radicalmente. Al usar los comentarios, el gerente puede reaccionar rápidamente ante los cambios que se han producido y tomar otras decisiones apropiadas a la situación.
En el trabajo práctico de los gerentes hay circunstancias en las que se ven obligados a tomar decisiones no estándar. La solución de problemas no estándar se asocia con un trabajo grande, tenso y complejo de todos los participantes, así como con enmiendas constantes, coordinación, control.