El concepto de registros contables en contabilidad
Los documentos principales recibidos por el departamento de contabilidad se deben verificar tanto en la forma (integridad y corrección de la preparación de los documentos principales, completando los detalles) como en el contenido (legalidad de las transacciones documentadas, enlace lógico de los indicadores individuales). Luego, se realiza el registro y agrupamiento económico de sus datos en el sistema de cuentas contables sintéticas y analíticas. Con este fin, la información sobre los saldos de la propiedad, los activos económicos y las fuentes de su formación, así como los datos sobre las transacciones comerciales de los documentos primarios o resumen relevantes se registran en los registros contables.
Los registros contables son tablas tabulares de una determinada forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad y las fuentes de su formación. Sirven para reflejar las transacciones comerciales en las cuentas de contabilidad.
Todos los registros disponibles se pueden subdividir de acuerdo con tres características: propósito, generalización de datos, apariencia.
Con cita previa, los registros contables se pueden dividir en registros cronológicos, sistemáticos y combinados sincrónicos. Cronológico se refiere a los registros en los que el registro de los hechos de la vida económica se lleva a cabo a medida que surgen, sin otra sistematización (registros, registros, etc.). En los registros sistemáticos, se realiza un registro en el contexto de las características de agrupación: cuentas. Los registros en los registros cronológicos y sistemáticos deben complementarse entre sí, de modo que la suma de las revoluciones del registro cronológico es siempre igual a la suma de las revoluciones de débito o crédito de los registros sistemáticos. Si el registro de agua realiza una grabación tanto cronológica como sistemática, este registro se combinará (sincrónico). El ejemplo más típico de dicho registro es "Revista-Hogar".
En la generalización de los datos, los registros se dividen en integrados y diferenciados. Cada registro puede considerarse inductivamente, desde el privado al general, es decir desde documentos primarios hasta informes, y / o deductivamente de general a específico; de informar a los documentos principales. En el primer caso, la integración de datos tiene lugar, en el segundo, su diferenciación.
En apariencia, todos los registros de contabilidad tienen la forma de un libro, una tarjeta, una hoja libre o un medio informático.
El libro es un registro, que ha sido estructurado de cierta manera, entretejido, encadenado y firmado por el jefe de contabilidad.
Una tarjeta es un formulario impreso en forma de una tabla.
Una hoja libre es una tabla colocada en un papel con membrete para coser. Las hojas gratis son una compensación entre libros y tarjetas. Las hojas gratis son las mismas, pero impresas en papel fino, su tamaño es más grande que el tamaño de las tarjetas. Si las tarjetas se almacenan en archivos de tarjetas, las hojas gratuitas se almacenan y se suturan en carpetas. Para las tarjetas y hojas gratuitas, es necesario llevar registros (listas de tarjetas abiertas y hojas gratuitas).
El sentido principal del registro es que su disponibilidad no le permite reemplazar las tarjetas y, en caso de perderlas, siempre es fácil determinar qué tarjeta falta.
La apariencia de las tarjetas utilizadas en la práctica puede ser diferente, pero las más comunes son tres tipos: contratista, inventario y multicolumna.
Las tarjetas de contratista tienen una forma unilateral, ya que las columnas "Débito" y "Crédito" se colocan una al lado de la otra, la presencia de dos columnas paralelas le permite ver claramente el estado de los cálculos de la empresa.
Las tarjetas de inventario se usan para registrar valores de material. En este sentido, se introduce una nueva columna "Saldo", que refleja el saldo de este tipo de valor después del registro del hecho de la vida económica, por lo tanto, en cada cuenta hay tres columnas: ingreso, gasto y saldo. Cada gráfico se divide en dos columnas: la cantidad, la cantidad. En el encabezado de la tarjeta, se coloca el límite (estándar) de la acción; la existencia de un estándar facilita la tarea de averiguar si una empresa tiene más fondos de los que necesita, y si es menor, en qué medida.
Las tarjetas multicolumnas están diseñadas para tener en cuenta los hechos de la vida económica con la asignación de sus componentes en las columnas. En particular, en aquellos casos en que un hecho se refleja en sumas complejas, es decir Se arregla, por ejemplo, el pago de varios gastos de la empresa.
Los portadores de máquinas difieren técnicamente y no colocan los datos en papel, sino, por regla general, en un portador magnético, sus características dictan y el orden de la ubicación de la información contable.
La corrección del reflejo de las transacciones comerciales en los registros contables es proporcionada por las personas que las han compilado y firmado.
Al almacenar registros contables, deben estar protegidos contra correcciones no autorizadas. La corrección de un error en el registro de cuentas debe justificarse y confirmarse con la firma de la persona que lo corrigió, indicando la fecha de corrección de acuerdo con el art. 10 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad".
El contenido de los registros contables en virtud de esta Ley es un secreto comercial, y las personas que tienen acceso a la información contenida en los registros contables deben mantener secretos comerciales. Para su divulgación, son responsables, establecidos por la legislación de la Federación de Rusia.
Tipos de registros contables en contabilidad
Por lo tanto, nos detendremos únicamente en la caracterización de un elemento como la elección de la forma de la contabilidad como un agregado de los portadores de información utilizados (registros contables) y la adecuada reflexión del proceso contable en ellos.
Para la sistematización y acumulación de información contable contenida en los registros contables primarios aceptados para contabilidad y contabilidad en las cuentas del FHC, se utilizan registros de contabilidad.
Los registros contables son tablas de formularios especiales destinadas a cuentas basadas en documentos primarios. La práctica de organizar la contabilidad se basa en una combinación de diferentes registros contables. La Ley Federal "Contabilidad" proporciona una lista de posibles tipos de registros contables en papel y almacenamiento informático, cuya aplicación en las organizaciones está determinada por el volumen y la especificidad de los objetos a contabilizar, la naturaleza masiva de las transacciones económicas, la forma en que se registra y procesa la información, etc.
Para comprender la esencia de los registros contables, generalmente se clasifican según ciertas características, siendo la principal la apariencia. contenido y naturaleza de los registros.
En apariencia, los registros de contabilidad son libros de contabilidad, tarjetas, hojas sueltas, portadores de máquinas.
Libros de contabilidad
Los libros de contabilidad son tablas que han sido establecidas de una cierta manera para registrar hechos de la vida económica (transacciones económicas), dependiendo de los detalles de los objetos de la observación contable, que deben estar numerados, atados y vinculados en una encuadernación separada; En la parte posterior de la última página se indica el número de páginas del libro, luego se inscriben las firmas del jefe de contabilidad y el director y el sello de la organización. Los libros, como regla general, se utilizan como registros contables, cuando la lista de objetos en la organización es insignificante. Sin embargo, para algunos objetos de contabilidad (por ejemplo, transacciones en efectivo), todas las organizaciones mantienen registros de las transacciones en libros (libro de caja). La generalización del movimiento de todos los objetos de contabilidad se mantiene en el libro mayor.
Tarjetas
Las tarjetas son formularios, impresos en forma de una tabla. Las tarjetas se pueden ordenar fácilmente, son más visibles, más convenientes, más accesibles en circulación que los libros. La apariencia de las tarjetas puede ser diferente, pero las más comunes son tres tipos: contratista, inventario, columna múltiple.
Las tarjetas de contratista tienen una forma unilateral, ya que las columnas de débito y crédito se colocan una al lado de la otra. Dichas tarjetas se utilizan para contabilizar los acuerdos con entidades legales e individuos. La presencia de columnas paralelas de débito y crédito le permite ver claramente el estado de los pagos, es decir quién, a quién, por qué y cuánto debería.
Las tarjetas de inventario se usan para registrar valores de material. En dichas tarjetas, se inserta la columna "Saldo" donde se indica el saldo de este tipo de valores después del registro del hecho de la vida económica (transacción económica), sobre la llegada y el gasto de este tipo de valores. En estas tarjetas hay tres gráficos: llegada, gasto y saldo. En este caso, cada gráfico se divide en dos columnas: la cantidad y la cantidad. Para contabilizar materiales, materias primas, etc. en dichas tarjetas, se indica el límite (estándar) del stock, lo que permite monitorear la seguridad de la organización para estos valores para un funcionamiento sin problemas.
Las tarjetas de varias columnas están diseñadas para contabilizar los costos de producción en el artículo por sección (de acuerdo con las cláusulas de cálculo de costos) asociadas con la producción de productos, la ejecución de trabajos y servicios. La totalidad de los datos sobre estos elementos permite calcular el precio de costo de tipos específicos de productos (obras, servicios), ya que estas tarjetas se mantienen para cada tipo de productos, trabajos, servicios.
Durante el año de informe, las tarjetas se almacenan en cajas especiales. Un conjunto de tarjetas homogéneas se denomina archivo de tarjeta. Las tarjetas en el archivo de la tarjeta están organizadas por números de cuenta, alfabeto, números de nomenclatura y otras características. El uso de divisores e indicadores especiales (placas de metal con la designación de las letras del alfabeto, la designación de cuentas, etc.) facilita su ubicación rápida. Las tarjetas se utilizan principalmente para el registro de cuenta en cuentas analíticas. Con el objetivo de garantizar la seguridad de las tarjetas, se registran en registros especiales, donde se les asignan números de serie. Esto permite verificar su disponibilidad y así controlar su seguridad.
Hojas gratis
Las hojas gratuitas, así como las tarjetas, son formularios con tablas impresas, pero de gran tamaño y volumen de información reflejados en ellas. En la práctica de contabilidad, esto es principalmente declaraciones diferentes. Dichos registros contables se utilizan para generalizar información homogénea, por ejemplo, depreciación de activos fijos, declaración de envío de mercancías (liberación), etc. Para controlar la seguridad de estos tipos de registros contables, se almacenan en carpetas separadas. El uso de tarjetas y hojas gratuitas como registros contables proporciona grandes oportunidades para la división del trabajo de los contadores y llenarlos con computadoras.
Portadores
Los portadores de máquinas, como registros de registro, colocan los datos no en papel, sino en medios magnéticos (cintas magnéticas, discos magnéticos, disquetes, etc.). Las características de los medios de almacenamiento informático dictan el orden de su ubicación. Al utilizar portadores de computadoras como registros contables, la organización está obligada a hacer copias de dichos registros en soportes impresos (así como documentos primarios), incluso a petición de los organismos que ejercen el control de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, el tribunal y la fiscalía.
Por la naturaleza de las entradas, los registros contables se dividen en cronológicos, sistemáticos y combinados.
Cronológico se refiere a los registros contables en los cuales la información sobre transacciones comerciales se registra en un orden secuencial de recepción y procesamiento de documentos primarios. No se hace una agrupación de datos registrados en estos registros. Ejemplos de registros cronológicos son el registro de transacciones, el libro de ventas y el libro de compras, donde las facturas se registran, respectivamente, para los productos enviados y los objetos de valor comprados.
Sistemáticos se denominan registros contables, en los que el registro de las operaciones económicas se agrupa de acuerdo con ciertas características (establecidas), por ejemplo, la agrupación de información directamente en las cuentas de contabilidad sintética y analítica. Ejemplos de tales registros son el balance de existencias (balance general), el libro mayor general, que resume los datos de resumen para todas las cuentas sintéticas.
Los registros en los registros contables cronológicos y sistemáticos deben complementarse entre sí, de modo que la suma de las revoluciones del registro cronológico sea siempre igual a la suma del volumen de negocios de los registros contables sistemáticos (la llamada regla de Méndez):
Si los registros cronológicos y sistemáticos se realizan en el mismo registro, este registro se denominará combinado. Ejemplos típicos de dicho registro son "Magazine-Home", muchas revistas de pedidos. El uso de registros de contabilidad combinados hace que las cuentas sean más vívidas, mientras que el número de cuentas también se reduce.
Pero el contenido (el grado de detalle de los registros) se divide en registros contables para sintéticos, analíticos y complejos.
Nombres sintéticos registra en que todas las transacciones se reflejan de forma generalizada en un contador monetario. La información sobre las transacciones comerciales en estos registros contables se refleja en la sección de cuentas sintéticas. Un ejemplo de tal registro contable es el Libro Sagrado.
Los analíticos se denominan registros contables, en los cuales la información se refleja en cuentas analíticas individuales, detallando el contenido de los registros de una cuenta sintética. Las entradas en los registros analíticos deben ser más detalladas que las entradas en los registros sintéticos: se proporciona un texto explicativo y, junto con el valor, se indican contadores naturales o de mano de obra, si es necesario.
En la actualidad, los registros contables integrales combinan la contabilidad sintética y analítica, así como los registros cronológicos y sistemáticos. Se usan, por ejemplo, para la contabilidad de orden de registro. La combinación de contabilidad sintética y analítica garantiza la coincidencia automática de los resultados en cuentas sintéticas y analíticas y le libera de la necesidad de compilar una hoja de respuesta para conciliar datos.
Para la formación de información confiable y oportuna sobre las actividades de la empresa y su suministro a los usuarios, la técnica de registro de registro es importante. El registro de las transacciones comerciales en los registros contables apropiados sobre la base de los documentos se denomina registro de transacciones. Estas entradas se realizan sobre la base de la cotización (es decir, la indicación de las cuentas debitadas y acreditadas para la transacción comercial).
Para excluir el re-registro de la información en el libro contable para el mismo documento, se hace una nota correspondiente sobre la publicación de la operación en forma de un letrero en los documentos ". A menudo en el documento se indica la página del registro contable, donde se realiza la transacción comercial registrada, emitida por este documento. Marcar en documentos de publicación de trabajo también es importante para la verificación posterior de la corrección de las entradas realizadas.
En la práctica de la contabilidad, se utilizan varios métodos para contar registros en los registros contables. Los registros en los registros contables son simples y se copian. La copia de registros se aplica en aquellos casos en que es necesario tener una impresión o una copia del registro.
Las entradas a los registros contables se pueden llevar a cabo mediante métodos lineales de posición y de ajedrez.
La esencia de la entrada de posición lineal es que las pérdidas de fondos de débito y crédito se reflejan en una línea, lo que es especialmente conveniente para mantener registros de varios tipos de cálculos. El uso de dicho método de registros contables garantiza el reembolso oportuno de las cuentas por cobrar y por pagar.
La ventaja de usar un registro posicional lineal es que en los registros contables, como regla, se combina la contabilidad sintética y analítica. Esto simplifica las técnicas contables y mejora su confiabilidad.
El principio del ajedrez de registrar en los registros contables es que, para una recepción en el registro contable, el monto de la transacción comercial se debita y la cuenta corresponsal se carga. Con este método de registro, la visibilidad aumenta y se revela el contenido interno de la correspondencia de cuentas. Este orden de registro se utiliza en la construcción de muchos registros (órdenes de registro) en la forma de contabilidad de orden de diario.